Coraz więcej firm dostrzega potrzebę cyfryzacji i dąży do wprowadzenia rozwiązań paperless. Jednak, jak podaje Asseco Poland w swoim raporcie – “Mimo, że trzy czwarte firm wdrożyło już podpis elektroniczny, to aż 78% z nich nie dysponuje platformą zarządzania dokumentami elektronicznymi”.
Przechowywanie i zarządzanie umowami w formie elektronicznej to krok w stronę większej efektywności i organizacji pracy. Najprostszym rozwiązaniem, po które sięgają firmy jest wykorzystanie dysków współdzielonych. Choć popularne, rozwiązanie to niesie ze sobą poważne zagrożenia dla danych. Jak zatem zadbać o bezpieczeństwo dokumentów online w organizacji?
W tym artykule omówimy sześć najczęstszych błędów związanych z przechowywaniem umów na dyskach współdzielonych i przedstawimy, jak można ich uniknąć, dbając o bezpieczeństwo danych w firmie.
1. Ryzyko nieautoryzowanego dostępu
Dyski współdzielone umożliwiają wielu użytkownikom dostęp do danych, jednak brak centralnego zarządzania dostępem w organizacji może prowadzić do istotnych problemów. Często dostęp do zasobów nie jest powiązany z firmową domeną, co oznacza, że zarządzanie odbywa się na poziomie katalogów – nie zawsze zgodnych z strukturą organizacyjną. W efekcie może dojść do sytuacji, w której byli pracownicy nadal mają dostęp do poufnych danych, ponieważ ktoś zapomniał go zablokować. Brak zaawansowanego systemu zarządzania uprawnieniami może skutkować wyciekiem informacji lub ich nieautoryzowaną modyfikacją.
Poznaj możliwości Permission Managera i zacznij przypisywać dostępy i uprawnienia na klik do wybranych grup użytkowników.
Aby zabezpieczyć swoje dane i uprościć zarządzanie dostępem warto rozważyć wprowadzenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Odpowiednie elektroniczne archiwum umów pozwala na przykład na scentralizowane zarządzanie uprawnieniami, automatyczne odwoływanie dostępu dla użytkowników, którzy opuszczają organizację oraz monitorowanie i rejestrowanie wszystkich działań związanych z dokumentami. Dodatkowo, dzięki temu rozwiązaniu możesz mieć pewność, że twoje dokumenty są bezpieczne i dostępne tylko dla osób uprawnionych. Wyeliminuje to ryzyko wycieku informacji i nieautoryzowanej modyfikacji danych.
2. Brak wersjonowania i kontroli nad dokumentami
W procesie tworzenia umów często dochodzi do wymiany wielu wersji dokumentów, co prowadzi do trudności w śledzeniu zmian i ustaleniu, która wersja jest ostateczna. Często umowy krążą między uczestnikami procesu w formie załączników do e-maili, a stąd już prosta droga do dezorganizacji. Praca na nieaktualnych dokumentach lub zmienionych bez wiedzy uczestnika procesu może skutkować konsekwencjami prawnymi i biznesowymi, co podkreśla potrzebę stosowania systemów, które zapewniają kontrolę wersji i jasność w zarządzaniu dokumentami.
Wprowadzenie do firmy systemu klasy EOD pozwala na efektywne zarządzanie wersjami dokumentów, eliminując ryzyko pracy na nieaktualnych danych i zapewniając, że wszystkie strony procesu posiadają dostęp do najnowszej wersji umowy. Dzięki wprowadzeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, możesz mieć pewność, że twoje dokumenty są zawsze aktualne, a proces tworzenia umów jest przejrzysty i bezpieczny.
3. Słabe zabezpieczenia przed atakami zewnętrznymi
Dyski współdzielone, które nie posiadają odpowiednich mechanizmów zabezpieczeń, są łatwym celem dla cyberprzestępców. Ataki takie jak na przykład phishing, ransomware czy inne formy złośliwego oprogramowania mogą doprowadzić do kradzieży, zaszyfrowania lub zniszczenia danych. Bez wdrożenia solidnych zabezpieczeń firmy narażają się na ogromne ryzyko, które w ostateczności może prowadzić do strat finansowych i utraty reputacji.
Z reguły systemy obiegu dokumentów zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa dzięki regularnym testom penetracyjnym i audytom, które gwarantują, że rozwiązania są odpornie na ataki cyberprzestępców.
4. Trudności w zarządzaniu dostępem
W dużych organizacjach efektywne zarządzanie dostępem do umów może stanowić wyzwanie. Bez odpowiednich narzędzi do monitorowania i audytowania aktywności użytkowników na dyskach współdzielonych, identyfikacja zagrożeń i szybkie reagowanie na incydenty staje się niemal niemożliwe. Brak możliwości śledzenia, kto i kiedy uzyskał dostęp do dokumentów, utrudnia również egzekwowanie odpowiedzialności i wprowadza niepotrzebne ryzyko.
Zawansowane systemy wpierające elektroniczny obieg umów, takie jak system Archillea, oferują zaawansowane funkcje monitorowania i audytowania. Umożliwiają one efektywne zarządzanie dostępem do umów i dokumentów. Dzięki EOD, możesz śledzić, kto i kiedy uzyskał dostęp do dokumentów, oraz szybko reagować na incydenty, co pozwala na egzekwowanie odpowiedzialności i minimalizowanie ryzyka.
5. Brak obsługi podpisu kwalifikowanego i narzędzi do jego weryfikacji
Dyski współdzielone często nie oferują możliwości podpisania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym bezpośrednio na dysku, ani weryfikacji takiego podpisu. Jest to istotne zagrożenie, ponieważ brak podpisu kwalifikowanego może sprawić, że umowy nie będą miały pełnej mocy prawnej. Firmy, które polegają na takim rozwiązaniu, narażają się na ryzyko, że ich dokumenty nie będą mogły być uznane za ważne w razie sporu prawnego.
Zobacz jak wygląda elektroniczne podpisywanie dokumentów z Archilleą.
Dzięki wykorzystaniu profesjonalnych narzędzi do obsługi umów, takich jak system Archillea, zapewnisz użytkownikom komfort korzystania z wbudowanego podpisu kwalifikowanego, a przede wszystkim najwyższe bezpieczeństwo Twoich dokumentów i danych. System obiegu dokumentów może chronić Twoje dane poprzez szyfrowanie na poziomie 256-bitowym, co uniemożliwia nieuprawniony dostęp do ich zawartości. Ponadto, system zapewnia narzędzia do weryfikacji podpisów, które pozwalają na sprawdzenie autentyczności i ważności podpisu.
6. Ryzyko utraty oryginalnego pliku umowy
Umowy zawarte w formie elektronicznej mają moc prawną tylko wtedy, gdy posiadamy oryginalny plik z odpowiednim podpisem kwalifikowanym. Wydrukowana wersja umowy nie jest wystarczająca do zachowania jej ważności prawnej. Dyski współdzielone, z szeroko propagowanymi uprawnieniami dostępu, niosą ryzyko, że ktoś przypadkowo lub celowo usunie oryginalny dokument. Utrata takiego pliku oznacza utratę prawomocnego dokumentu, co może mieć poważne konsekwencje dla firmy, zwłaszcza w sytuacjach spornych.
Dlatego, przechowywanie oryginalnych dokumentów elektronicznych w bezpiecznym i kontrolowanym środowisku, takim jak system Archillea, jest kluczowe dla zachowania ważności prawnej umów i dokumentów.
Jak system Archillea dba o bezpieczeństwo dokumentów online?
System Archillea, będący zaawansowanym rozwiązaniem w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów, skutecznie eliminuje zagrożenia związane z przechowywaniem umów na dyskach współdzielonych i dba o bezpieczeństwo dokumentów online.
Dodatkowo, zapewnia również:
- pełną integrację z domeną organizacji,
- zaawansowane mechanizmy zarządzania uprawnieniami,
- możliwość podpisywania umów online za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- rozbudowane funkcje audytu i monitoringu,
- automatyczne wersjonowanie dokumentów,
- bezpieczne przechowywanie oryginalnych plików.
Dodatkowo dzięki funkcji generatora umów online będącego częścią systemu, tworzenie i zarządzanie dokumentami staje się prostsze i bardziej bezpieczne. Wprowadzenie systemu Archillea eliminuje ryzyko związane z tradycyjnymi metodami zarządzania dokumentami.
Zastanawiasz się od którego procesu rozpocząć digitalizację? Sprawdź nasz katalog inspiracji i dowiedz się jakie procesy zautomatyzujesz z Archilleą!
A może chcesz dowiedzieć się więcej o naszej platformie i zadbać o bezpieczeństwo dokumentów online w swojej organizacji? Skontaktuj się z nami!
Zobacz także
- Ebook
Więcej niż nowa jakość komunikacji w firmie
- # HR, portal pracowniczy, Procesy
