Digital Repository
Archiwizacja dokumentów elektronicznych. W cyfrowym świecie, przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego, elektronicznych faktur, pismach z platform ePUPA/eDoręczenia coraz więcej dokumentów posiada swoje oryginalne wersje tylko w postaci elektronicznej.
Co więcej, coraz częściej dokumenty, dla których oryginałem jest wersja papierowa są cyfryzowane (skanowane, rozpoznawane optycznie i opisywane matadanymi) i dalsze ich przetwarzanie realizowane jest wyłącznie drogą elektroniczną.
Digital Repository (cyfrowe archiwum) jest narzędziem przechowywania, zabezpieczania i udostępniania dokumentów w wersji cyfrowej.
Zapewnia wszelkie niezbędne funkcje by pozostając w zgodzie z obowiązującym w tym zakresie prawodawstwie gromadzić i w bezpieczny sposób udostępniać dokumenty dla wszystkich uczestników procesów związanych z ich przetwarzaniem.
Elektroniczne archiwum pozwala na gromadzenie cyfrowych dokumentów w dowolnych formatach (min. PDF, XML, pliki MS Office, pliki multimedialne).
Gromadzone dokumenty opisywane są zestawami metadanych pozwalających na szybkie wyszukanie i katalogowanie dokumentów.
Cyfrowe dokumenty mogą mieć charakter złożony tj. Na jeden dokument składać się może wiele plików np. Plik umowy głównej i kilka plików załączników.
Uprawnienia do dokumentów mogą być przyznawane zarówno przez indywidualne wskazanie (przypisanie) użytkownika do dokumentu, jak i na podstawie metadanych dokumentu np. Wszystkie dokumenty należące do danej jednostki organizacyjnej.
Dokumenty w archiwum mogą podlegać procesowi rozpoznania optycznego (OCR), dzięki czemu możliwe jest wyszukiwanie po treści dokumentu.
Dokumenty w archiwum mogą być wiązane w sprawy, przy czym każda sprawa posiada określony kod JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt), dzięki czemu określany jest okres archiwizacji sprawy, a przez to wszystkich dołączonych do niej dokumentów.
Spawy w archiwum mogą być wiązane w teczki tematyczne, co pozwala na łatwiejsze zarządzanie dokumentacją.
Elektroniczne archiwum posiada funkcjonalność wypożyczania dokumentów wraz z obsługą odpowiednich wniosków i akceptacji w tym zakresie.
Sprawy, dla których upływa okres archiwizacji mogą być brakowane stosownie do przyjętego procesu akceptacyjnego w tym zakresie.
Dokumenty i sprawy zgromadzone w archiwum mogą podlegać procesowi sukcesji tj. Przekazywania do osób i jednostek w przypadku prowadzonych zmian organizacyjnych.
Moduł Archiwum Cyfrowe posiada interfejs do Archiwum Państwowego, dzięki czemu dokumenty elektroniczne mogą być przekazywane do Archiwum dedykowanym dla nich kanałem.
Korzyści wynikające z zastosowania narzędzia
Bezpieczeństwo i poufność przechowywanych dokumentów elektronicznych
dokumenty nie są przechowywane na dyskach lokalnych czy sieciowych, do których dostęp nie jest ściśle regulowany.
Rozbudowany system uprawnień
pozwala na precyzyjne sterowanie dostępem do informacji gwarantując poufność przetwarzanych informacji.
Dla centralnego archiwum
w sposób systematyczny wykonywana jest kopia bezpieczeństwa, zabezpieczając w ten sposób dostępność utrzymywanych danych.
Dokumenty utrzymywane w archiwum
są przewarzane w zgodzie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami prawnymi.
Elektroniczne archiwum
zawiera wszystkie niezbędne funkcje zarządzania dokumentami (np. wyszukiwanie, udostępnianie, cesja, brakowanie, przekazywanie do Archiwum Państwowego).
Obszary, w których wykorzystywane jest to narzędzie
Najczęściej wykorzystywane przez naszych Klientów narzędzia i moduły powiązane z danym obszarem
Wykorzystaj elastyczność Archillei i dostosuj ją do swoich potrzeb.
Wypróbuj Archilleę
Zyskaj 14-dniowy darmowy dostęp do Archillei i sprawdź w jaki sposób możesz bezpiecznie i efektywnie zarządzać obiegiem dokumentów w swojej firmie. W systemie znajdziesz predefiniowane dokumenty, które w prosty i intuicyjny sposób przeprowadzisz przez procesy w wybranych przez Ciebie obszarach.
Przejdź na wyższy poziom zarządzania dokumentami!
Dowiedz się więcej o możliwościach Archillei
Nagrania procesów, analizy i trendy rynkowe, przykłady zastosowań, omówienia wybranych obszarów. Jednym słowem wszystko czego potrzebujesz, aby wykorzystać pełny potencjał elektronicznego obiegu dokumentów i przyspieszyć transformację cyfrową Twojej organizacji.
Co możemy zrobić dla Ciebie i Twojego biznesu?
Zastanawiasz się, w czym Archillea jest lepsza od innych rozwiązań rynkowych? Nurtuje Cię proces wdrożenia? A może jeszcze nie wiesz od czego zacząć?
