Zastanawiasz się, jak ułatwić pracownikom pracę z dokumentami i zyskać większą kontrolę nad procesami? Wiele firm stoi przed podobnym dylematem – ręczny obieg dokumentów spowalnia działania i wprowadza niepotrzebne ryzyko. Dobrze przygotowane i zrealizowane wdrożenie Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) często okazuje się kluczem do sukcesu i czerpania wymiernych korzyści z tego narzędzia.
W tym artykule przeprowadzimy Cię przez wszystkie etapy wdrożenia EOD – od analizy potrzeb, przez wybór odpowiedniego systemu, aż po finalne wdrożenie i optymalizację procesów.
Dlaczego warto zainwestować w EOD?
Papierowy obieg dokumentów coraz częściej przysparza firmom problemów. Zagubione faktury, opóźnione decyzje, trudności z archiwizacją i brak dostępu do dokumentów w trybie zdalnym – to codzienność wielu organizacji. Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) pozwala uwolnić się od tych problemów.
Zanim przejdziemy do kroków wdrożenia, przyjrzyjmy się korzyściom, jakie niesie ze sobą cyfryzacja obiegu dokumentów:
- oszczędność czasu,
- redukcja kosztów,
- łatwy dostęp do dokumentów online,
- eliminacja zagubienia dokumentów,
- usprawnienie procesów akceptacyjnych.
Więcej na ten temat znajdziesz w naszym artykule „Platforma Cyfryzacji Procesów. Czym jest i jak na niej zyskać?”.
Według danych rynkowych, aż 73% firm podjęło działania automatyzujące procesy biznesowe. Warto dodać, że nawet 49% czasu pracowników pochłaniają rutynowe zadania, które EOD może znacząco ograniczyć. Inwestycja w EOD to szansa na zwiększenie efektywności i przejrzystości działań, ograniczenie ryzyka błędów oraz szybsze podejmowanie decyzji. Dodatkowo system pomaga w utrzymaniu lepszej kontroli nad dokumentacją i zapewnia zgodność z wymogami prawnymi oraz bezpieczeństwem danych.
Jeśli chcesz zgłębić temat wdrożenia EOD jeszcze dokładniej – pobierz bezpłatnego e-booka z praktycznym przewodnikiem i listą kontrolną.
Krok 1: Analiza potrzeb i procesów w organizacji
Pierwszym etapem wdrażania EOD jest dokładna analiza wewnętrznych procesów dokumentowych. Warto określić, jakie typy dokumentów najczęściej funkcjonują w Twojej firmie – faktury, umowy, dokumenty kadrowe, korespondencja czy wnioski zakupowe. Następnie prześledź ich drogę: kto je tworzy, kto zatwierdza, gdzie są archiwizowane i gdzie najczęściej dochodzi do opóźnień lub błędów.
Równolegle wyznacz konkretne cele wdrożenia. Może to być skrócenie czasu obiegu dokumentów, poprawa kontroli nad procesami, ograniczenie kosztów czy zwiększenie bezpieczeństwa danych. Pamiętaj, aby każdy z wyznaczonych celi był mierzalny i powiązany z rzeczywistymi potrzebami biznesowymi. Tylko wtedy jesteś w stanie realnie ocenić skuteczność wprowadzonych zmian i zmierzyć ROI.
Nasi Klienci najczęściej jako pierwszy proces do automatyzacji wskazują fakturowania. Zobacz na przykładzie, jak wygląda zautomatyzowany obieg faktur w praktyce.
Krok 2: Wybór odpowiedniego systemu EOD
Kiedy znamy już potrzeby firmy, możemy przejść do wyboru systemu. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań różniących się funkcjonalnościami. Weryfikując dostępne systemy zwrócić uwagę, na to czy oferują:
- elektroniczne repozytorium dokumentów,
- możliwość skanowania i rozpoznawania treści (OCR),
- projektowanie i automatyzacja procesów (workflow),
- zarządzanie uprawnieniami,
- integracja z systemami ERP, CRM,
- dostęp mobilny,
- obsługa podpisu elektronicznego.
Warto również sprawdzić, czy dostawca oferuje predefiniowane procesy (np. gotowe szablony dla faktur, wniosków, umów), które można szybko zaadaptować. Dobrym pomysłem jest skorzystanie z wersji demo – testując system, łatwiej ocenić jego funkcjonalność i intuicyjność. To najlepszy sposób na ocenę systemu EOD.
Już dzisiaj możesz przetestować Archilleę i sprawdzić, czy pasuje do Twojej organizacji. Wypróbuj demo i otrzymaj 14-dniowy, darmowy dostęp do narzędzia:
Krok 3: Planowanie procesu wdrożenia
Po wyborze systemu przechodzimy do zaplanowania jego wdrożenia. Na tym etapie powołaj zespół projektowy – najczęściej składa się z kierownika projektu, przedstawicieli kluczowych działów mających korzystać z EOD, IT oraz konsultantów po stronie dostawcy.
Harmonogram powinien obejmować analizę, projektowanie rozwiązań, konfigurację systemu, migrację danych, testy, szkolenia i wsparcie po uruchomieniu. Realistyczne planowanie pozwala uniknąć niepotrzebnych opóźnień, zwłaszcza w okresach dużego obciążenia, np. przy zamknięciu roku. Pamiętaj, że warto przeprowadzać wdrożenia etapami, szczególnie wtedy, gdy rozwiązanie ma obejmować wiele procesów. Dzięki temu zobaczysz, jak narzędzie wpłynie na funkcjonowanie firmy, a pierwsze, pozytywne zmiany zwiększą motywację i zaangażowanie pracowników w projekt. W przypadku Archillei – wdrożenie EOD w obszarze finansów i księgowości trwało jedynie 30 dni. Po miesiącu od rozpoczęcia automatyzacji pracownicy mogli już korzystać z gotowego narzędzia.
Krok 4: Przygotowanie organizacji do zmian
Technologia to tylko część sukcesu – równie ważne jest przygotowanie zespołu. Zacznij od komunikacji: wyjaśnij pracownikom, dlaczego firma wdraża EOD, jakie przyniesie to korzyści i jak wpłynie na codzienną pracę.
Następnie przeprowadź szkolenia, dostosowane do roli użytkownika. Inne potrzeby będą mieć pracownicy biurowi, inne administratorzy systemu. Szkolenia powinny obejmować zarówno obsługę techniczną, jak i nowe procedury. Ważne jest też, aby użytkownicy mieli możliwość zadawania pytań i otrzymywania szybkiego wsparcia.
Krok 5: Wdrożenie i uruchomienie systemu
Na tym etapie następuje konfiguracja systemu zgodnie z ustalonymi wcześniej założeniami. Tworzone są cyfrowe procesy obiegu dokumentów, integracje z systemami firmowymi, przydzielane są uprawnienia użytkownikom.
Przed uruchomieniem systemu przeprowadzamy testy funkcjonalne, procesowe, wydajnościowe i użyteczności. Dopiero po ich zakończeniu następuje start produkcyjny. Może on odbyć się jednorazowo (tzw. „big bang”) lub etapowo – np. dział po dziale. Wybór zależy od specyfiki organizacji i gotowości użytkowników.
Krok 6: Wsparcie powdrożeniowe i ciągła optymalizacja
Po uruchomieniu systemu kluczowe jest bieżące wsparcie użytkowników. Obejmuje ono dostęp do help desku, materiałów szkoleniowych oraz sesji pytań i odpowiedzi. Warto na bieżąco zbierać feedback od pracowników i wprowadzać usprawnienia.
Nowoczesne systemy EOD oferują rozbudowane narzędzia analityczne. Pozwalają one mierzyć czas obiegu dokumentów, wykrywać wąskie gardła oraz optymalizować procesy. Cyfryzacja to proces ciągły – im lepiej system jest dopasowany do realiów firmy, tym większe korzyści przynosi.
Zobacz, jak inne firmy poradziły sobie z wdrożeniem EOD i jakie efekty osiągnęły – pobierz bezpłatne case study z konkretnymi wynikami.
Podsumowanie
Masz wrażenie, że obieg dokumentów w Twojej firmie nigdy się nie kończy? Zdarza się, że coś ginie w szufladzie albo czeka zbyt długo na akceptację? A może po prostu chcesz mieć większą kontrolę nad tym, co dzieje się z fakturami, umowami czy wnioskami?
Jeśli tak, to jest to dobry moment, żeby coś z tym zrobić. Elektroniczny Obieg Dokumentów nie jest rozwiązaniem zarezerwowanym dla największych – dziś to narzędzie dostępne również dla średnich i mniejszych organizacji. Najważniejsze? Zacząć od konkretów, nie od wielkich deklaracji.
Przemyśl, czego naprawdę potrzebuje Twoja firma. Zastanów się, które procesy są dziś wąskim gardłem. A potem działaj – krok po kroku. Bo usprawnienia w jednym obszarze potrafią rozwiązać problemy, które wydawały się kompletnie niezwiązane.
Czasem zmiana zaczyna się od prostego pytania: „czy da się to zrobić lepiej?”. W przypadku dokumentów — odpowiedź najczęściej brzmi: tak.
Zobacz także
- Webinar
Praktyczny Warsztat – cyfryzacja procesu w 20 minut – na przykładzie procesu – demonstracja narzędzi low code
- # EOD, Platforma Cyfryzacji Procesów, Transformacja cyfrowa
