Rodzaj projektu

Wdrożenie

Branża

Branża paliwowa

Całkowita transformacja cyfrowa spółki o krytycznym znaczeniu dla państwa

Przede wszystkim bezpieczeństwo, jeszcze raz bezpieczeństwo i zapewnienie ciągłości 24/7 bez wyjątku. Brzmi jak projekt niemożliwy. A jednak! Podnieśliśmy rękawice i oto powstała Archillea w jednej z najważniejszych spółek w Polsce. O kluczu do sukcesu opowiadamy poniżej.

Wdrożone technologie / moduły

Dev Studio Powiadomienia User Manager Workflow Designer WorkFolw Engine
Praca w biurze

Gwarancja ciągłości usługi

Zapewnienie ciągłości usługi świadczonej przez naszego Klienta dla krytycznej infrastruktury państwa

Monitoring realizacji procesów

Opomiarowanie, raportowanie i śledzenie wskaźników realizacji poszczególnych procesów, zarówno w sferze procesowej (np. efektywność realizacji procesu, opóźnienia, ograniczenia) jak i w sferze merytorycznej (np. najważniejsi dostawcy, wygasające uprawnienia itd.)

Przemodelowanie trybu i rozliczenia pracy

Umożliwienie wdrożenia zdalnego trybu pracy, kluczowego dla zachowania bezpieczeństwa

Przemodelowanie trybu i rozliczenia pracy

Umożliwienie wdrożenia zdalnego trybu pracy, kluczowego dla zachowania bezpieczeństwa pracowników w czasie pandemii. Częściowe przemodelowanie sposobu pracy z trybu rozliczenia przepracowanych godzin na tryb zadaniowy

Pełne bezpieczeństwo

Usprawnienie i zachowanie zgodności z przepisami dla przebiegu procesów krytycznych, związanych z czynnościami eksploatacji, prac niebezpiecznych, zarządzania uprawnieniami

Transformacja cyfrowa

Kolejny krok na ścieżce cyfrowej transformacji, związana z wyeliminowaniem obiegów papierowych, czynności manualnych, przywiązaniem do infrastruktury biurowej. Usprawnienie i optymalizacja procesów wspieranych przez systemem i ułatwienie pracy użytkowników końcowych

O Kliencie

Krajowy i regionalny lider logistyki surowcowo-paliwowej. Zarządza siecią rurociągów naftowych i produktowych. Prowadzi działalność w zakresie transportu, dystrybucji i magazynowania ropy naftowej oraz paliw. 


Przedmiot działalności naszego Klienta należy do zakresu infrastruktury krytycznej dla Polski. W organizacji pracuje obecnie ponad 1 700 pracowników, a jego działalność pozwala na wygenerowanie rocznego przychodu przekraczającego miliard złotych.

Spółka o krytycznym znaczeniu dla państwa

Cel projektu

Digitalizacja procesów związanych z obiegiem dokumentów w ramach prowadzonej transformacji cyfrowej. Sama przemiana rozpoczęła się na długo przed wybuchem pandemii Covid-19, co pozwoliło naszemu Klientowi zachować pełną stabilność operacyjną i sprawiło, że był gotowy na gwałtowne zmiany w organizację pracy wywołane przez pandemię.

Archillea photo

Proces transformacji

Zaproponowane rozwiązanie

  • przyjmowania i dekretacji pism, dokumentów przychodzących,
  • obsługi dokumentacji wychodzącej,
  • obiegu faktur,
  • rozliczania czasu pracy,
  • HR miękkiego i twardego,
  • zarządzania majątkiem,
  • procesów zakupowych,
  • zarządzania uprawnieniami do czynności eksploatacji,
  • wsparcia realizacji prac niebezpiecznych,
  • obsługi wniosków na zarząd, uchwał, realizacji uchwał,
  • obsługi czynności prawnych, pełnomocnictw,
  • elektronicznego archiwum dokumentów.
aplikacja do zarządzania pracownikami

Przebieg wdrożenia

Skala wdrożenia

Nasi eksperci odpowiedzialni byli za zaprojektowanie, zamodelowanie, sparametryzowanie i przetestowanie około 50 procesów, w tym procesów z zakresu eksploatacji obszarów krytycznych. Prace wdrożeniowe trwały ponad 4 lata i prowadzone były w metodyce agile. Mieliśmy świadomość, że jakość dostarczanych przez nas usług i wdrażanej Platformy Cyfryzacji Procesów ma strategiczny wpływ na działanie najbardziej kluczowych obszarów w skali kraju.

Prototypowanie

Dzięki możliwościom jakie daje Archillea, polegającym na modelowaniu całości rozwiązania, tworzyliśmy kolejne prototypy elementów rozwiązania, które były podstawą do dyskusji. Na podstawie uwag od Klienta udoskonalaliśmy sposób wspierania procesów, ekranów, raportów tak aby sprostać jego wymaganiom.

Integracja z systemem ERP

Dodatkowo przeprowadziliśmy integrację Platformy Cyfryzacji Procesów z posiadanym przez naszego Klienta systemem ERP, aby zapewnić pełną automatyzację realizacji procesów, zapewniając płynność transmisji danych i sterowania i ułatwić tym samym pracę użytkownikom.

Dowiedz się więcej o możliwościach Archillei

Elektroniczny system obiegu dokumentów – kiedy warto go wdrożyć i dlaczego?

Przeciętny pracownik biurowy spędza nawet 4 godziny tygodniowo na szukaniu dokumentów, a niemal połowa zatrudnionych przyznaje, że ma trudności ze znalezieniem odpowiedniego pliku. W sytuacji, gdy czas jest jednym z kluczowych zasobów, takie problemy wpływają negatywnie nie tylko na efektywność pojedynczych pracowników, ale również na wydajność całych zespołów i działów. Warto zastanowić się, jak zarządzanie dokumentami wygląda w Twojej firmie.

Elektroniczny system obiegu dokumentów – kiedy warto go wdrożyć i dlaczego?

Przeciętny pracownik biurowy spędza nawet 4 godziny tygodniowo na szukaniu dokumentów, a niemal połowa zatrudnionych przyznaje, że ma trudności ze znalezieniem odpowiedniego pliku. W sytuacji, gdy czas jest jednym z kluczowych zasobów, takie problemy wpływają negatywnie nie tylko na efektywność pojedynczych pracowników, ale również na wydajność całych zespołów i działów. Warto zastanowić się, jak zarządzanie dokumentami wygląda w Twojej firmie.

Wypróbuj Archilleę

Sprawdź, jak Archillea działa w praktyce!

Zyskaj 14-dniowy darmowy dostęp do Archillei i sprawdź w jaki sposób możesz bezpiecznie i efektywnie zarządzać obiegiem dokumentów w swojej firmie. W systemie znajdziesz predefiniowane dokumenty, które w prosty i intuicyjny sposób przeprowadzisz przez procesy w wybranych przez Ciebie obszarach. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś też wprowadził swoje pliki – to Ty decydujesz co procesujemy! Akceptuj i odrzucaj zadania. Nie zapomnij zajrzeć do kokpitów managerskich, które w przejrzysty sposób przedstawią dane i ułatwią Ci optymalizację procesów. Skorzystaj z automatycznie generowanych raportów.

Przejdź na wyższy poziom zarządzania dokumentami!

Utwórz konto i uzyskaj dostęp do demo
Instrukcja jak wdrożyć system EOD

Co możemy zrobić dla Ciebie i Twojego biznesu?

Zastanawiasz się, w czym Archillea jest lepsza od innych rozwiązań rynkowych? Nurtuje Cię proces wdrożenia? A może jeszcze nie wiesz od czego zacząć?

Porozmawiajmy o narzędziu i tym w jaki sposób może pomóc Tobie w biznesie

Aneta Fidler - ekspert w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów

Aneta Fidler

Dyrektor ds. cyfryzacji

Powiedz nam na jakie dane założyć konto