Ile czasu Twoja firma traci na podpisywanie dokumentów? Każda umowa, aneks czy zgoda wymagająca ręcznego podpisu to czas, który można spożytkować efektywniej… Według raportu „Mordor Intelligence” 46% pracowników małych i średnich firm nadal codziennie marnuje czas na nieefektywne operacje związane z obsługą procesów opartych na dokumentacji papierowej. Nie da się ukryć – papierowe dokumenty kosztują czas, pieniądze i zasoby, a ich obsługa może spowalniać działalność firm. Elektroniczne podpisywanie i obieg dokumentów są szybsze, wygodniejsze i bezpieczniejsze.
W dzisiejszym artykule sprawdzimy:
- jakie konkretne korzyści niesie ze sobą cyfryzacja podpisów,
- czy warto porzucić tradycyjne dokumenty na rzecz ich elektronicznych odpowiedników,
- kto może skorzystać z tego narzędzia w swojej codziennej pracy.
Kto może korzystać z podpisu elektronicznego?
Elektroniczne podpisywanie dokumentów to rozwiązanie, które może z powodzeniem wykorzystać każdy – zarówno małe firmy, duże przedsiębiorstwa, jak i instytucje publiczne. W małych firmach najczęściej stosuje się je do podpisywania umów cywilnoprawnych, e-deklaracji podatkowych czy dokumentów składanych w ramach aukcji i przetargów elektronicznych. Dzięki podpisowi elektronicznemu można również szybko i bezpiecznie przekazywać dokumenty do ZUS. W większych organizacjach, gdzie procesy biznesowe wymagają automatyzacji, elektroniczne podpisy są używane do podpisywania umów handlowych, raportów finansowych, sprawozdań oraz dokumentów związanych z zarządzaniem personelem. Dokumenty podpisane elektronicznie są efektywnie przetwarzane w systemach elektronicznego obiegu dokumentów. Z kolei w instytucjach publicznych elektroniczny podpis wykorzystywany jest do podpisywania decyzji administracyjnych, pism procesowych wysyłanych do sądów, a także dokumentów przekazywanych za pomocą systemów e-doręczenia i ePUAP.
Nie wiesz jak elektroniczne podpisy mogą ułatwić Twoją codzienną pracę? Skontaktuj się z nami, a pomożemy znaleźć najlepsze rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb.
Korzyści z wdrożenia elektronicznego podpisywania dokumentów
#01 – Szybsze procesy i oszczędność czasu
Spróbujmy przyjrzeć się klasycznemu procesowi podpisywania dokumentów: wydruk, podpis, skan, ewentualna wysyłka kurierem lub pocztą i czekanie na zwrot. Brzmi znajomo? W rzeczywistości ten proces może trwać nawet dniami, szczególnie jeśli dokumenty muszą przejść przez kilka szczebli akceptacji. A teraz wyobraźmy sobie, że możemy podpisać umowę z dowolnego miejsca na świecie w ciągu kilku minut. Bez drukowania, czekania i martwienia się o zagubione przesyłki. Każdy zaangażowany w proces pracownik ma dostęp do dokumentu w jednym systemie EOD, może go natychmiast przejrzeć, podpisać i przekazać dalej – bez ryzyka, że papierowa wersja utknie na czyimś biurku.
#02 – Redukcja kosztów operacyjnych
Papier, tonery, drukarki, a także przestrzeń do przechowywania dokumentów – wszystko to wiąże się z kosztami, które, choć mogą wydawać się niewielkie na poziomie pojedynczego dokumentu, w skali roku sumują się w niemałą kwotę. Do tego dochodzą także koszty związane z czasem poświęconym na drukowanie, skanowanie i archiwizowanie papierowych materiałów. Czas, który pracownicy mogliby przeznaczyć na bardziej strategiczne zadania. Według raportu “Electronic Document Management System Market” wdrożenie systemu zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów i podpisami elektronicznymi pomoże zmniejszyć koszty administracyjne nawet o 50%.
#03 – Lepsza organizacja pracy
Praca z dokumentami nie kończy się na ich podpisaniu – trzeba je przechowywać, odnajdywać, udostępniać i zabezpieczać. W przypadku dokumentów papierowych często oznacza to piętrzące się segregatory i godziny spędzone na przeszukiwaniu archiwum. Badanie przeprowadzone przez M-Files wykazało, że 8 na 10 pracowników odtworzyło dokumenty, które już istniały, ponieważ nie mogli ich znaleźć w sieci firmowej.
Czy Twoja firma może pozwolić sobie na długie oczekiwanie na podpisy, gdy konkurencja działa w trybie cyfrowym? Zobacz jak wygląda elektroniczne podpisywanie dokumentów z Archilleą.
#04 – Wzrost bezpieczeństwa i ochrona przed fałszerstwami
Podrobienie klasycznego podpisu na papierze to kwestia wprawnej ręki i dobrego skanera. Z kolei podpis elektroniczny jest zabezpieczony zaawansowaną technologią kryptograficzną, a każda próba jego modyfikacji zostawia cyfrowy ślad. Jeśli banki mogą ufać podpisowi elektronicznemu w operacjach finansowych, dlaczego Twoja firma miałaby się go obawiać?
Warto również zwrócić uwagę na dodatkowe zabezpieczenia, które oferują podpisy elektroniczne. Można je integrować z systemami autoryzacji, takimi jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe czy biometryczne, co praktycznie eliminuje ryzyko podszycia się pod sygnatariusza. Dodatkowo, zaawansowane algorytmy kryptograficzne gwarantują integralność dokumentu – każda, nawet najmniejsza próba jego zmiany jest rejestrowana i może zostać natychmiast wykryta.
Czy podpis elektroniczny jest legalny?
Obawy dotyczące legalności podpisu elektronicznego są bezpodstawne. W Unii Europejskiej obowiązuje rozporządzenie eIDAS, które nadaje kwalifikowanym podpisom elektronicznym taką samą moc prawną, jak podpisom własnoręcznym. Zgodnie z tym rozporządzeniem, podpisywanie dokumentów przy użyciu podpisu kwalifikowanego jest uznawane we wszystkich krajach członkowskich Unii, co znacząco ułatwia transakcje transgraniczne. Co więcej, wiele krajów na świecie uznaje już również podpis elektroniczny w swoich umowach i dokumentach urzędowych.
Jakie dokumenty można podpisywać elektronicznie?
W zgodzie obowiązującymi przepisami, większość dokumentów biznesowych i administracyjnych można podpisać elektronicznie, co znacząco upraszcza obieg dokumentów i oszczędza czas.
| Typ dokumentu | Dokumenty możliwe do podpisania elektronicznie |
|---|---|
Dokumenty biznesowe |
|
Dokumenty księgowe i finansowe |
|
Dokumenty administracyjne i urzędowe |
|
Dokumenty prawne |
|
Jakie typy dokumentów wymagają podpisu odręcznego?
- Testamenty – w większości przypadków muszą zostać sporządzone odręcznie.
- Umowy dotyczące zakupu/sprzedaży nieruchomości – wymagają formy aktu notarialnego.
- Dokumenty wymagające urzędowego poświadczenia – np. akty stanu cywilnego, paszporty.
Na szczęście większość dokumentów można podpisywać elektronicznie, co znacząco przyspiesza ich obieg i redukuje koszty.
Podsumowanie – jakie są kluczowe zalety podpisu elektronicznego?
Elektroniczne podpisywanie dokumentów to realna przewaga konkurencyjna. Oto najważniejsze powody, dla których warto wdrożyć to rozwiązanie:
- skrócenie czasu finalizacji umów,
- oszczędność pieniędzy,
- pełne bezpieczeństwo,
- ekologiczne podejście,
- lepsza organizacja pracy.
Wdrożenie tej technologii może być jednym z kroków, który pozwoli Twojej firmie działać sprawniej i skuteczniej. Czy naprawdę warto pozostawać przy papierze, skoro przyszłość biznesu jest cyfrowa?
Jeśli zastanawiasz się, jak rozpocząć przygodę z elektronicznym podpisywaniem umów i eletronicznym obiegiem dokumentów, jakie rozwiązanie będzie najlepiej odpowiadać Twoim potrzebom lub jak uniknąć typowych wyzwań przy wdrożeniu, z przyjemnością Ci pomożemy! Zorganizujmy spotkanie, aby omówić, jak nasze rozwiązanie może zrewolucjonizować Twoje procesy biznesowe.
Zobacz także
- Ebook
Archillea, Platforma Cyfryzacji Procesów
- # administracja, Ebook, HR, Księgowość, Procesy, zakupy i logistyka
