eKancelaria
Zapomnij o papierowych dziennikach, ewidencji w excelu, czy skanach w folderach sieciowych lub e-mail. Elektroniczna ewidencja korespondencji może być efektywniejsza!
Nowoczesny w pełni elektroniczny dziennik korespondencji, dzięki któremu twoja organizacja usprawni obieg dokumentów, stanie się paperless i wdroży dobre praktyki instrukcji kancelaryjnej.
Moduły i narzędzia, które są wykorzystywane w Portalu
W skład naszego rozwiązania wchodzą następujące rozwiązania oraz narzędzia
Nasze modułowe rozwiązanie jest elastyczne i dostosowuje się do Twoich potrzeb.
Korzyści
Centralne archiwum korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Archillea oferuje centralne archiwum całej korespondencji, co jest nieocenione zwłaszcza dla firm działających w wielu lokalizacjach. Zawsze wiesz, gdzie możesz znaleźć potrzebne informacje.
Bezpieczeństwo danych i niezawodność archiwizacji
Po zeskanowaniu wszystkie dokumenty są natychmiast wprowadzane do elektronicznego archiwum, co eliminuje ryzyko ich zagubienia lub uszkodzenia. Dzięki temu masz pewność, że ważne informacje są bezpieczne i zawsze dostępne.
Ergonomia i przyspieszenie pracy
System Archillea skraca czas potrzebny na udzielenie odpowiedzi na pisma, co przekłada się na wydajniejszą komunikację i zapewnienie terminowego reagowania na potrzeby instytucji, klientów i partnerów biznesowych.
Integracja danych z innymi procesami biznesowymi
Dane z procesu obiegu korespondencji mogą być wykorzystane w innych procesach, takich jak obsługa faktur, reklamacji lub innych spraw, co pozwala na stworzenie spójnego i efektywnego systemu zarządzania informacją w organizacji.
Kontrola nad obiegiem korespondencji
Moduł eKancelaria w Archillea daje pełną kontrolę nad ich przepływem. Masz pewność, że informacja dociera do właściwych osób, a sprawy i pisma tworzone są w wymaganych terminach.
Elastyczność i personalizacja workflow
Dzięki modułowej budowie i podejściu low code, Archillea umożliwia administratorom samodzielne definiowanie i dostosowywanie procesów workflow. To pozwala na szybką optymalizację i automatyzację procesów, dostosowując je do unikalnych potrzeb organizacji.
Mobilność i dostępność danych
Responsywny interfejs Archilleii pozwala na łatwy dostęp do danych z każdego urządzenia mobilnego, wspierając pracę w terenie i zapewniając ciągłość procesów biznesowych, niezależnie od lokalizacji użytkownika.
Powiadomienia i notyfikacje
Automatyczne powiadomienia i przypomnienia o ważnych terminach i zadaniach, zarówno w systemie, jak i poprzez e-mail, pomagają w zachowaniu organizacji i terminowości w realizacji obowiązków.
Zautomatyzowana obsługa spraw zgodnie z JRWA
System Archillea umożliwia pełną konfigurację procesów zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA), co zapewnia zgodność ze standardami zarządzania dokumentacją urzędową, co jest kluczowe dla instytucji publicznych i wszystkich organizacji stosujących standardy zarządzania dokumentacją urzędową. Dzięki temu, każda sprawa jest rejestrowana, klasyfikowana i przetwarzana zgodnie z obowiązującymi przepisami, co zapewnia porządek i zgodność z wymogami prawnym.
Klienci
Referencje
Cechy rozwiązania
Zgodność z EZD i pełna elastyczność
Archillea to system w pełni zgodny z wymaganiami dla systemów klasy EZD oraz instrukcją kancelaryjną, oferujący jednocześnie większą intuicyjność i elastyczność niż standardowe rozwiązania rządowe.
Integracja z eDoręczenia i efektywna dekretacja
System zapewnia integrację z usługą eDoręczenia, co umożliwia automatyczne odbieranie i szybki elektroniczny obieg dokumentów pobieranych elektronicznie. W taki sam sposób są przyjmowane i dekretowane dokumenty otrzymane metodą tradycyjną, e-mail, eDoręczenia i ePUAP.
Efektywne zarządzanie dokumentacją dzięki elektronicznemu archiwum
Archillea umożliwia pełną kontrolę nad cyklem życia dokumentów, w tym nad ich gromadzeniem, kontrolą dostępu, porządkowaniem w sprawach i teczkach, wypożyczaniem i brakowaniem. Elektroniczne archiwum zintegrowane z procesami pozwala na systematyczne porządkowanie i aktualizację struktury archiwum, co gwarantuje łatwy dostęp do dokumentów i ich bezpieczeństwo
Usprawnienie wysyłki z Elektronicznym Nadawcą (Poczta Polska i kurierami )
Archillea jest zintegrowana z usługą eNadawca oraz systemami kurierów, co pozwala na łatwe przygotowanie, nadanie i śledzenie przesyłek, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych do różnych systemów.
Centralizacja i uporządkowanie danych
System oferuje funkcjonalność spraw i teczek, która pozwala na efektywne zarządzanie informacjami, łatwe nadawanie uprawnień i uporządkowanie danych, co ułatwia przeglądanie korespondencji związanej z konkretnym zagadnieniem.
Łatwy dostęp do informacji i wsparcie pracy zdalnej
Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia szybkie wyszukiwanie danych, dzięki odpowiedniej strukturze katalogów, filtrów i indeksowaniu dokumentów, co umożliwi wyszukiwanie danych nawet po zeskanowanej treści. Wszystkie informacje zgromadzone w systemie są dostępne z dowolnego miejsca i komputera, a pracownicy logują się do systemu z przeglądarki internetowej.
Szybkie i spójne tworzenie dokumentów z szablonów
Archillea umożliwia błyskawiczne generowanie pism wychodzących dzięki gotowym szablonom, które zapewniają jednolitość i profesjonalny wygląd każdego dokumentu. Proces ten nie tylko oszczędza cenny czas pracowników, eliminując potrzebę manualnego przygotowywania dokumentów, ale również gwarantuje ich wysoką jakość i spójność treści.
Obsługa podpisów elektronicznych
Archillea umożliwia stosowanie podpisów elektronicznych kwalifikowanych i niekwalifikowanych, co zapewnia prawną ważność dokumentów i umożliwia ich szybką wymianę bez konieczności pobierania dokumentów na dysk oraz korzystania z dodatkowych zewnętrznych aplikacji.
Automatyzacja wysyłki korespondencji wychodzącej
System automatycznie tworzy etykiety adresowe i wypełnia koperty, przyspieszając proces wysyłki i minimalizując ryzyko błędów w adresach.
Najwyższa skuteczność dzięki zintegrowanemu ABBYY OCR
Proces wprowadzania korespondencji jest znacznie przyspieszony dzięki zaawansowanemu OCR, który automatycznie uzupełnia dane w metrykach korespondencji przychodzącej.
Oszczędność zasobów i ochrona środowiska
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów redukuje zużycie papieru, oszczędza przestrzeń biurową i ogranicza emisję CO2, czyniąc organizację bardziej ekologiczną.
Procesy
Archillea usprawnia procesy w Twojej firmie, zapewniając efektywne zarządzanie dokumentacją i automatyzację kluczowych zadań. Zyskaj zwiększoną efektywność, szybszy obieg dokumentów, lepszą kontrolę nad procesami oraz redukcję błędów.
Lorem ipsum
Lorem ipsum
Lorem ipsum
Korzyści wynikające z zastosowania naszej eKancelarii
Modułowość i łatwa konfiguracja procesów
Archillea pozwala na łatwe dostosowywanie procesów, zakresów danych, ekranów, raportów dzięki swojej modułowej strukturze i narzędziom typu low code. Administratorzy mogą szybko dostosowywać i automatyzować procesy, aby lepiej spełniały one indywidualne potrzeby firmy.
Ułatwienie dostępu do informacji
Elektroniczny obieg dokumentów Archillea umożliwia centralizację przechowywania zarówno formalnych dokumentów, jak i roboczych zasobów informacyjnych, w tym maili, plików multimedialnych oraz wewnętrznych regulaminów i procedur. Zapewnia to szybki i łatwy dostęp do wszystkich niezbędnych danych, szczegółową kontrolę dostępu, co przekłada się na efektywniejsze przetwarzanie informacji i wzmocnienie bezpieczeństwa danych.
Narzędzia AI
Archillea wykorzystuje mechanizmy sztucznej inteligencji do wykonywania automatycznych dekretacji dokumentów, w systemie dostępny jest także cyfrowy asystent (chat bot) pozwalający np. Na wyszukiwanie informacji na podstawie pytań zadawanych w języku naturalnym.
Archiwum Państwowe
integracja
Zwiększenie efektywności operacyjnej
Platforma Archillea przekracza tradycyjne funkcje elektronicznego archiwum, każdy dokument jest opatrywany indywidualną sygnaturą i jest opisywany metadanymi, możliwe jest szybkie wyszukiwanie i identyfikacja poszukiwanej informacji. Dekretacja w systemie wykonywana jest w sposób elektroniczny co powoduje, że informacja dostarczana jest natychmiast. Na bieżąco monitorowy jest postęp realizacji procesów.
Bezpieczeństwo i ochrona danych w zarządzaniu elektroniczną dokumentacją
System EOD Archillea umożliwia implementację najwyższych standardów zabezpieczeń, w tym zaawansowanego szyfrowania plików i transmisji danych do użytkownika, co gwarantuje ochronę przed nieautoryzowanym dostępem i potencjalnymi zagrożeniami. Dzięki temu, wszystkie dokumenty i dane są bezpiecznie zarządzane i przechowywane, co zapewnia poczucie bezpieczeństwa zarówno pracownikom, jak i klientom firmy.
Uproszczenie zarządzanie dzięki wykorzystaniu struktury organizacyjnej
Integracja EDO Archillea z systemami HR, domeną czy Active Directory pozwala na automatyzację dekretacji i procesów decyzyjnych, dzięki wykorzystaniu danych ze struktury organizacyjnej. Dzięki temu procesy przekazywania informacji i zadań mogą być automatyzowane i przyspieszane.
Zaawansowane możliwości raportowania
System Archillea wyposażony jest w intuicyjny silnik raportów, który administrator może wykorzystać do tworzenia spersonalizowanych, zaawansowanych raportów. Pozwala to na szczegółową analizę danych i dostosowanie informacji do konkretnych potrzeb zarządzania, co z kolei ułatwia monitorowanie wydajności i identyfikację obszarów do optymalizacji.
Porozmawiajmy o narzędziu i tym w jaki sposób może pomóc Tobie w biznesie
Dowiedz się więcej o możliwościach Archillei
- Webinar
Praktyczny Warsztat – cyfryzacja procesu w 20 minut – na przykładzie procesu – demonstracja narzędzi low code
- # EOD, Platforma Cyfryzacji Procesów, Transformacja cyfrowa, zadzarzaniedanymi
- Webinar
Prezentacja – Zastosowania sztucznej inteligencji w realizacji procesów. Wykorzystaj AI do wygodnego wyszukiwania informacji – demonstracja systemu Archillea
- # EOD, Platforma Cyfryzacji Procesów, Transformacja cyfrowa, zadzarzaniedanymi
Wdrożenie
Dobrze zaplanowane i z jasno wyznaczonymi celami, takie są nasze projekty.
W procesie wdrożenia doradzamy i projektujemy rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb, a po starcie produkcyjnym wspieramy Ciebie i Twoich pracowników w trakcie nauki korzystania z systemu. Na żadnym z etapów nie pozostajesz sam.
Archillea jako rozwiązanie problemów
Czy korespondencja jest rozproszona w różnych działach, co prowadzi do zagubienia dokumentów i trudności w śledzeniu ich statusu?
Archillea zapewnia centralny dziennik korespondencji, który umożliwia łatwe zarządzanie i śledzenie wszystkich dokumentów w jednym miejscu. Dzięki temu wszystkie dokumenty są dostępne w jednym systemie, a ryzyko ich zgubienia zostaje wyeliminowane.
Czy brak systemu zintegrowanego z eDoręczeńczeniami prowadzi do trudności w przetwarzaniu informacji i ich prawidłowym obiegu?
Archillea integruje się z platformami eDoręczeń, umożliwiając szybkie i bezpieczne przetwarzanie oraz obieg informacji. System automatyzuje procesy związane z eDoręczeniami, co eliminuje trudności w przetwarzaniu informacji i zapewnia ich prawidłowy obieg.
Czy brak systemu do zarządzania korespondencją powoduje chaos i brak przejrzystości w organizacji?
Archillea wprowadza porządek i przejrzystość w zarządzaniu korespondencją, co poprawia komunikację i współpracę w organizacji. System centralizuje zarządzanie dokumentami, co ułatwia ich śledzenie i monitorowanie.
Co możemy zrobić dla Ciebie i Twojego biznesu?
Zastanawiasz się, w czym Archillea jest lepsza od innych rozwiązań rynkowych? Nurtuje Cię proces wdrożenia? A może jeszcze nie wiesz od czego zacząć?
