Czy wiesz, że przeciętny pracownik biurowy spędza nawet 4 godziny tygodniowo na szukaniu dokumentów, a niemal co drugi zatrudniony stwierdza, że ma w pracy trudności ze znalezieniem odpowiedniego pliku? W sytuacji, gdy czas jest jednym z najważniejszych zasobów, te trudności mogą wpływać nie tylko na efektywność poszczególnych jednostek, ale również całych zespołów i działów.
Poświęćmy chwilę by zastanowić się jak wygląda zarządzanie dokumentami w Twojej firmie. Czy Twoje zespoły zmagają się z:
- opóźnieniami w procesach,
- zmieniającymi się wolumenami dokumentów,
- zagubionymi plikami,
- duplikującymi się informacji,
- długotrwałymi procedurami akceptacji?
Tak? Sugerujemy zatem rozważenie wdrożenia cyfrowego systemu obiegu dokumentów, a w tym artykule pokażemy Ci, kiedy i dlaczego wprowadzanie tego narzędzia może stać się niezbędne dla Twojej firmy.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, czym dokładnie jest elektroniczny obieg dokumentów, jakie ma funkcje i jak wpływa na efektywność w firmie, zapraszamy do naszego wcześniejszego materiału blogowego – „Low-Code – co to takiego? Automatyzacja procesów dzięki platformom niskokodowym”.
Wyzwania dotyczące obsługi dokumentów
Zgodnie z raportem „How digital organization impacts employees and the workplace” pracownicy wskazują kilka głównych wyzwań związanych z zarządzaniem dokumentami. Są to:
- trudności w szybkim znalezieniu dokumentów,
- błędy w obsłudze plików,
- zarządzanie dostępem do dokumentów dla różnych osób i zespołów,
- duplikowanie materiałów,
- zagubione pliki,
- przechowywanie dokumentów w sposób niewłaściwy,
- dostępność plików w różnych narzędziach.
Oznacza to, że nadal wiele firm zmaga się z trudnościami związanymi z organizowaniem i przechowywaniem dokumentów. Problemem jednak są nie tylko zgubione pliki czy nieaktualne wersje, ale również kłopoty z koordynowaniem procesów akceptacji i podpisywania dokumentów. Dodatkowo na rynku wciąż znajdziemy organizacje bazujące na ręcznym wprowadzaniu danych i złożonych procedurach powodujących, że cały obieg dokumentów staje się nieefektywny i czasochłonny.
Czy nie jest oczywiste, że jeśli zespoły tracą czas na szukanie dokumentów, borykają się z zagubionymi plikami, a procesy zatwierdzania i akceptacji trwają znacznie dłużej niż powinny, to najwyższy czas zastanowić się nad wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów?
Kluczowe sygnały, że Twoja firma potrzebuje systemu obiegu dokumentów
Wyobraźmy sobie scenariusz: Dział sprzedaży czeka na podpis menedżera, ale dokument zaginął między skrzynkami e-mail. W tym samym czasie księgowość desperacko szuka faktury, która została zatwierdzona dwa tygodnie temu, ale nikt nie wie, gdzie ją odnaleźć. Na dodatek klient przypomina się o opóźnionej realizacji zlecenia, bo kluczowa informacja utknęła w morzu papierowych notatek…
To tylko kilka przykładów, które mogą wskazywać, że firma potrzebuje zmian. Do innych sygnałów zaliczyć możemy:
- Niekończący się bałagan w dokumentach – praca z wieloma wersjami tego samego dokumentu,
- Długie procesy decyzyjne – czekanie na podpisy, zatwierdzenia lub kolejne kroki,
- Problemy z archiwizacją – dokumenty są przechowywane w wielu miejscach,
- Rosnące koszty operacyjne – papier, przechowywanie to niepotrzebne wydatki.
Kiedy jest najlepszy moment na wdrożenie systemu?
Często podczas spotkań słyszymy od przedsiębiorców: „Zrobimy to, gdy firma będzie gotowa”. Ale czym właściwie jest ta gotowość? Może okazać się, że nie ma i nie będzie idealnego momentu na wdrożenie systemu, ale warto zastanowić się nad tym, gdy zaczynasz zauważać:
- Wzrost liczby procesów w firmie – pojawiają się nowe projekty, a zarządzanie dokumentacją staje się coraz bardziej skomplikowane.
- Zmianę modelu pracy – praca hybrydowa lub zdalna wymusza elastyczność w dostępie do danych.
- Planowaną restrukturyzację – nowy system może stać się integralnym elementem usprawnienia procesów.
- Audyt lub rosnące wymagania prawne – potrzeba zgodności z przepisami wymusza lepsze zarządzanie dokumentacją.
Zbyt długie odkładanie decyzji może prowadzić do sytuacji, w której firma traci kontrolę nad dokumentami, a naprawa tego stanu rzeczy staje się bardziej kosztowna i czasochłonna.
Dlaczego warto działać teraz?
Zbyt często firmy zwlekają z decyzją o wdrożeniu systemu EOD, czekając na „lepszy moment” – taki, w którym wszystko będzie idealnie uporządkowane, budżet wyższy, a zasoby ludzkie gotowe do działania. W rzeczywistości jednak idealne warunki rzadko kiedy się zdarzają. Tymczasem każda chwila zwłoki oznacza dalsze komplikacje w procesach, większe ryzyko błędów i utratę czasu, który mógłby zostać zainwestowany w rozwój.
Decyzja o wdrożeniu EOD to nie tylko inwestycja w sprawniejsze zarządzanie – to także sposób na odciążenie pracowników, poprawę efektywności zespołów i przygotowanie się na wyzwania, jakie niesie ze sobą dynamiczny rynek. Warto działać teraz, bo każda minuta, w której Twoja firma działa na starych zasadach, to potencjalna strata.
Chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach z wdrożenia EOD w organizacji? Sprawdź nasz artykuł i dowiedz się co możesz zyskać dzięki digitalizacji obiegu dokumentów.
Po co mi elektroniczny system obiegu dokumentów?
EOD to nie tylko narzędzie, które porządkuje pracę. To narzędzie, które pozwala uprościć skomplikowane procedury, zaoszczędzić czas i zmniejszyć obciążenie dla pracowników.
Firmy, które wdrożyły już EOD, zauważają poprawę w komunikacji między działami, szybsze podejmowanie decyzji oraz większą przejrzystość w działaniach operacyjnych. Co więcej, cyfryzacja dokumentów zmniejsza ryzyko błędów i zapewnia lepszą zgodność z regulacjami prawnymi.
Poznaj historię wdrożenia Archillei w firmie z branży wydobywczej – w projekcie tym zapewniliśmy zdalny dostęp do systemu dla kilku tysięcy pracowników i praktycznie całkowicie wyeliminowaliśmy papier z organizacji.
Jeśli zastanawiasz się, czy to inwestycja dla Ciebie – pamiętaj, że cyfryzacja nie dotyczy tylko oszczędności, ale również tworzenia stabilnych fundamentów dla dalszego rozwoju.
Zobacz także
- Webinar
Praktyczny Warsztat – cyfryzacja procesu w 20 minut – na przykładzie procesu – demonstracja narzędzi low code
- # EOD, Platforma Cyfryzacji Procesów, Transformacja cyfrowa, zadzarzaniedanymi
