Rezultaty
Eliminacja papieru
Każdego dnia przez system przechodzą wszystkie dokumenty wchodzące i wychodzące do/z organizacji. Dzięki przeprowadzonej digitalizacji możliwa jest prawie całkowita rezygnacja z przetwarzania dokumentów w wersji papierowej.
Monitoring realizacji procesów
Realizacja procesów jest opomiarowana szeregiem charakterystyk ilościowych i jakościowych. Obecnie trwa pierwszy cykl pomiaru efektywności działania.
Kilka tysięcy użytkowników w tym samym czasie
System dobrze radzi sobie nawet z liczbą kilku tysięcy jednoczesnych użytkowników umożliwiając zdalny dostęp do danych uprawnionym pracownikom z dowolnego miejsca na świecie lub wykorzystywanego urządzenia, co w pandemicznych warunkach pracy okazało się być niezbędne do jej efektywnego wykonywania.
Transformacja cyfrowa
Zastosowanie Platformy Cyfryzacji Procesów otworzyło drzwi organizacji do pełnej transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa.
O Kliencie
Działalność naszego Klienta opiera się na poszukiwaniu i wydobyciu gazu ziemnego oraz ropy naftowej, imporcie gazu, a także magazynowaniu, sprzedaży, dystrybucji paliw gazowych i płynnych oraz produkcji ciepła i energii elektrycznej. Jest uznawany za lidera rynku gazu ziemnego w Polsce.
Organizacja składa się z kilku oddziałów o szeroko rozbudowanej strukturze, w której skład w 2020 roku wchodziło ok. 25 000 pracowników, a skala działalności pozwala na generowanie miliardowych przychodów w skali roku.
Cel projektu
Firma postawiła sobie za cel transformację cyfrową przedsiębiorstwa, co wiązało się z digitalizacją wszystkich dokumentów przechodzących przez organizację oraz pełną cyfryzację ich obiegu. W praktyce oznacza to obsługę setek tysięcy dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Cały organizm organizacji miał przestawić się na funkcjonowanie elektroniczne wkraczając tym samym w nowy rozdział cyfrowego rozwoju.
Zaproponowane rozwiązanie
Podstawowym elementem rozwiązania jest Archillea wraz z modułem eKancelarii, rozbudowana i dostosowana do wysokiej złożoności działania klienta oraz dużej skali procesów i użytkowników.
Najważniejsze elementy systemu:
- elektroniczna kancelaria rozbudowana w szerokim zakresie funkcjonalnym,
- obiegi dokumentów dla dokumentów przychodzących i wychodzących,
- obsługa spraw,
- obsługa elektronicznego archiwum dokumentów,
- podpis elektroniczny,
- moduł OCR do kwalifikacji i wyszukiwania pełnotekstowego dokumentów,
- wdrożenie urządzeń automatyzacji prac biurowych, skanerów, czytników, wag elektronicznych,
- wewnętrzne obiegi dokumentów (wewnątrz organizacji),
- obsługa składu chronologicznego,
- elektroniczne archiwum dokumentów wraz z procesami brakowania i integracji z archiwum państwowym.
Wyzwania projektowe
- Całkowita transformacja kultury organizacyjnej, która przez lata bazowała na pracy analogowej, w oparciu o dokumenty papierowe. Dotyczyło to zarówno modelu działania, jak i sposobu przetwarzania dokumentów.
- Odejście od wypracowanych schematów i modyfikacja procesów wymagała od członków Zespołu naszego Klienta dużej determinacji i wytrwałości, bez których wdrożenie nie zakończyłoby się osiągnięciem sukcesu.
- Zagwarantowanie poprawnego działania systemu i zapewnienia maksymalnego poziomu zabezpieczeń.
- Rezygnacja z tradycyjnego archiwum dokumentów i wybór Archillei, jako jedynego miejsca ich przechowywania wiązało się z ogromnymi wyzwaniami z zakresu regulacji prawnych i bezpieczeństwa danych.
- Konieczne było zapewnienie najwyższej wydajności systemu i jego wysokiej dostępności 24h na dobę, 7 dni w tygodniu.
Proces transformacji
Technologie
Bazowaliśmy na Archileii zintegrowanej z modułem ABBYY OCR. Wykorzystana w niej technologia OCR (ang. optical character recognition) w zakresie skanowania i OCR dokumentów pozwalająca na wyszukiwanie pełnotekstowe dokumentów (wyszukiwanie po wewnątrz treści dokumentu). Trójwarstwową architekturę oparliśmy o serwer bazy danych, serwer aplikacyjny oraz przeglądarkę internetową.
Wykorzystany został stos technologiczny Microsoft:
- Serwer bazy danych MS SQL Server,
- Serwer aplikacji IIS.
Przebieg wdrożenia
Skala wdrożenia
Wdrożenie trwało 8 miesięcy, co bezsprzecznie można uznać za sukces biorąc pod uwagę jego skalę. Składało się ono z 5 faz projektowych, podczas których mieszaliśmy ze sobą metodykę waterfall i agile tworząc plan działania w 100% dostosowany do specyfiki projektu.
Testy wydajnościowe
Ze względu na złożoność projektu i niezwykle ogromne obciążenie systemowe w pierwszym kroku zdecydowaliśmy o przeprowadzeniu testów wydajnościowych. Do tego celu wykorzystaliśmy roboty symulujące działanie tysięcy użytkowników. Decyzja o dość nietypowym rozpoczęciu projektu związana była z koniecznością potwierdzenia zdolności Elektronicznego Obiegu Dokumentów do sprostania wymaganiom i potrzebom Klienta. Dzięki testom wydajnościowym potwierdziliśmy, że system będzie w stanie stabilnie i bezpiecznie pracować przy jednoczesnym obciążeniu setek, a nawet tysięcy osób korzystającym z niego z różnych lokalizacji w tym samym momencie i przetwarzającym równocześnie tysiące dokumentów. Testy systemu wykonywane były na wersji podstawowej systemu, przed wykonanie dostosowań specyficznych dla organizacji..
Koncepcja bizensowa
Następnie przeszliśmy do przygotowania koncepcji biznesowej, czyli szczegółowego opisu procesów po ich cyfryzacji. Przebieg procesów w znaczącym stopniu zależał od decyzji Klienta, jednak staraliśmy się go wesprzeć naszą wiedzą i doświadczeniem. Koncepcja biznesowa wypracowywała z jednej strony rozwiązania systemowe, z drugiej jednak opisywała zupełnie nowe dla organizacji procesy, zupełnie nowy sposób funkcjonowania organizacji, zakresu działania poszczególnych ról, czy poziomów uprawnień. Etap ten był najistotniejszy z punktu widzenia całego projektu, stąd też wymagany był szczególnie długi czas na jego realizację. .
Konfiguracja systemu
Konfiguracja realizowana zgodnie z opracowaną koncepcją wymagała wprowadzenia szeregu nowych rozwiązań specyficznych zarówno dla przebiegu procesów jak i skali działania organizacji. Szereg interfejsów z systemami zewnętrznymi, ERP, HCM, AD włączało system w podstawowy krwioobieg systemowy organizacji.
Testy akceptacyjne
Po zakończeniu prac parametryzacyjnych przystąpiliśmy do 3 etapowego testowania, w ramach którego wykonaliśmy testy wewnętrzne, testy akceptacyjne z udziałem Klienta, testy bezpieczeństwa i wydajności, które ostatecznie dopuściły system do uruchomienia produkcyjnego. W tym samym czasie nasi konsultanci przygotowali szkolenia w postaci nagrań wideo, które umożliwiły użytkownikom zapoznanie się z działaniem aplikacji.
Przekazanie systemu
Przystępując do przekazania zaprojektowanego rozwiązania w ręce Klienta zorganizowaliśmy szereg szkoleń, dzięki którym wyposażyliśmy pracowników w niezbędną wiedzę. Okresowo ponawiamy testy bezpieczeństwa gwarantujące najwyższy możliwy poziom ochrony. Nieustannie wspieramy naszego Klienta w dalszych pracach rozwojowych przy wykorzystaniu Archillei.
Dowiedz się więcej o możliwościach Archillei
Praktyczny Warsztat – cyfryzacja procesu w 20 minut – na przykładzie procesu – demonstracja narzędzi low code
- Ebooki i Webinary
- # EOD, Platforma Cyfryzacji Procesów, Transformacja cyfrowa, zadzarzaniedanymi
Low-Code – co to takiego? Automatyzacja procesów dzięki platformom niskokodowym
- # Cyfryzacja procesów biznesowych, Low-Code, Transformacja cyfrowa
Wypróbuj Archilleę
Sprawdź, jak Archillea działa w praktyce!
Zyskaj 14-dniowy darmowy dostęp do Archillei i sprawdź w jaki sposób możesz bezpiecznie i efektywnie zarządzać obiegiem dokumentów w swojej firmie. W systemie znajdziesz predefiniowane dokumenty, które w prosty i intuicyjny sposób przeprowadzisz przez procesy w wybranych przez Ciebie obszarach. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś też wprowadził swoje pliki – to Ty decydujesz co procesujemy! Akceptuj i odrzucaj zadania. Nie zapomnij zajrzeć do kokpitów managerskich, które w przejrzysty sposób przedstawią dane i ułatwią Ci optymalizację procesów. Skorzystaj z automatycznie generowanych raportów.
Przejdź na wyższy poziom zarządzania dokumentami!
Co możemy zrobić dla Ciebie i Twojego biznesu?
Zastanawiasz się, w czym Archillea jest lepsza od innych rozwiązań rynkowych? Nurtuje Cię proces wdrożenia? A może jeszcze nie wiesz od czego zacząć?
