Firmy każdego dnia przetwarzają setki, a nawet tysiące dokumentów: faktury, zamówienia, umowy, raporty czy formularze administracyjne. Ręczne wprowadzanie danych z takich dokumentów jest nie tylko czasochłonne, ale wiąże się z ryzykiem błędów i opóźnień w procesach biznesowych.
Jak poradzić sobie z rosnącą liczbą dokumentów bez pogorszenia kontroli nad procesami i zwiększenia ryzyka błędów? Każda pomyłka lub opóźnienie w przepływie informacji niekorzystnie wpływa na realizację kolejnych procesów. Natomiast pracownicy zamiast zajmować się pracą wymagającą wiedzy i doświadczenia tracą czas na przepisywanie danych i ręczne szukanie błędów. Rozwiązaniem w takich sytuacjach już od kilku lat jest system OCR, który automatyzuje odczyt treści i przygotowuje dane do pracy.
W dalszej części artykułu odpowiemy na pytania:
- czym jest OCR?;
- jak działa system OCR i w jaki sposób przetwarza dokumenty?;
- jakie korzyści biznesowe przynosi?;
- w jakich obszarach OCR znajduje zastosowanie?.
Czym jest system OCR?
OCR (Optical Character Recognition, czyli optyczne rozpoznawanie znaków) to technologia umożliwiająca rozpoznawanie tekstu w dokumentach skanowanych, zdjęciach lub plikach PDF oraz konwersję go na edytowalną, cyfrową formę. Dzięki temu dane zawarte w dokumentach papierowych lub zeskanowanych można automatycznie przetwarzać, wyszukiwać i integrować z systemami informatycznymi przedsiębiorstwa.
Współczesne OCR wykorzystują zaawansowane algorytmy uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji. Dzięki temu radzą sobie nawet w trudnych warunkach – od różnorodnych czcionek, przez złożone układy graficzne, po dokumenty wielojęzyczne.
Skala zastosowania OCR rośnie globalnie – według prognoz przygotowanych przez Global Growth Insights w 2025 roku przetworzonych zostanie ponad 2,3 biliona dokumentów za pomocą systemów OCR. Obecnie ponad 68% przedsiębiorstw zintegrowało już OCR z swoimi cyfrowymi procesami biznesowymi. Natomiast w bankowości aż 92% instytucji wykorzystuje OCR do odczytywania danych z czeków, dokumentów KYC i rekordów finansowych.
Tak szerokie wdrożenie technologii pokazuje, że OCR stał się nieodłącznym narzędziem w cyfrowych procesach biznesowych. Sprawdźmy więc szczegóły i dowiedzmy się jak działa.
Jak działa system OCR?
Proces działania systemu OCR można przedstawić w uproszczonej formie jako kilka podstawowych etapów . Ten uproszczony zarys pozwala jednak zrozumieć zasadniczą funkcję OCR – przekształcanie treści dokumentów w postać cyfrową, która może być wykorzystywana w systemach biznesowych.
Krok 1: Digitalizacja dokumentu
Dokument papierowy lub skanowany plik PDF jest importowany do systemu OCR. W przypadku dokumentów już istniejących w formie cyfrowej, etap ten polega na wczytaniu obrazu lub zdjęcia do oprogramowania.
Krok 2: Wstępne przetwarzanie obrazu
Algorytmy OCR przygotowują obraz do analizy, poprawiając jego jakość: eliminując szumy, wyrównując kontrast, prostując strony i usuwając zbędne elementy graficzne.
Krok 3: Rozpoznawanie znaków
System analizuje poszczególne znaki i ich układ w dokumencie, wykorzystując wzorce literowe, modele językowe oraz kontekst semantyczny. Zaawansowane rozwiązania OCR potrafią rozpoznać również struktury tabelaryczne, nagłówki, podpisy cyfrowe czy kody QR.
Krok 4: Konwersja do formy edytowalnej
Ostatecznie tekst zostaje zamieniony na plik edytowalny, taki jak DOCX, XLSX, CSV lub strukturalny XML, który może być dalej przetwarzany przez systemy ERP, CRM lub BI.
W praktyce proces ten może być znacznie bardziej rozbudowany, obejmując walidację danych, integrację z systemami ERP czy CRM, automatyczne klasyfikowanie dokumentów czy dodatkowe algorytmy korekty błędów.
Korzyści biznesowe z wdrożenia systemu OCR
Skoro wiemy już, jak działa OCR i na czym polega przetwarzanie dokumentów, warto przyjrzeć się korzyściom, jakie technologia ta przynosi przedsiębiorstwom. Możemy tutaj wskazać na:
- Zwiększenie efektywności procesów
System OCR eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, co znacząco skraca czas przetwarzania dokumentów. W procesach fakturowania, zamówień czy raportowania czas realizacji zadań może zostać skrócony nawet o kilkadziesiąt procent.
- Minimalizacja błędów
Automatyczne odczytywanie danych redukuje ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania informacji. W branżach regulowanych, takich jak finanse, prawo czy ochrona danych, precyzyjne przetwarzanie dokumentów jest kluczowe dla zgodności z przepisami.
- Szybki dostęp do informacji
Dane zamienione na formę cyfrową są łatwe do przeszukiwania, filtrowania i analizy. Menedżerowie i decydenci mogą w czasie rzeczywistym sprawdzać stan dokumentów, raportów czy zamówień, co przyspiesza podejmowanie decyzji strategicznych.
- Integracja z systemami biznesowymi
Nowoczesne systemy OCR można zintegrować z ERP, CRM, systemami HR czy narzędziami analitycznymi. Automatyczne przesyłanie danych między systemami eliminuje konieczność manualnego wprowadzania informacji i zapewnia spójność danych w całej organizacji.
- Oszczędność kosztów i zasobów
Redukcja pracy manualnej przekłada się bezpośrednio na niższe koszty operacyjne. Ponadto digitalizacja dokumentów zmniejsza potrzebę archiwizacji papierowej i pozwala firmom wdrożyć bardziej ekologiczne praktyki biznesowe.
W praktyce system OCR pozwala skrócić czas przetwarzania dokumentów, zredukować koszty operacyjne, zwiększyć precyzję danych i ograniczyć błędy ludzkie, a także zapewnić dostępność informacji w czasie rzeczywistym dla działów decyzyjnych.
Zastosowania systemu OCR w biznesie B2B
System OCR znajduje zastosowanie w wielu sektorach przemysłu i usług, a jego rola rośnie wraz ze skalą dokumentacji i potrzebą automatyzacji procesów. Do najważniejszych obszarów należą:
- Finanse i księgowość – OCR pozwala na automatyczne przetwarzanie faktur, rozliczeń i raportów finansowych, co redukuje czas potrzebny na księgowanie i minimalizuje ryzyko błędów. Dzięki temu zespoły finansowe mogą szybciej generować raporty, monitorować przepływy pieniężne i prowadzić analizy w czasie rzeczywistym.
- Administracja i HR – w obszarze zarządzania kadrami system OCR przyspiesza obsługę dokumentów pracowniczych, umów i formularzy podatkowych. Umożliwia łatwe indeksowanie i wyszukiwanie danych oraz integrację z systemami kadrowo-płacowymi, co poprawia przejrzystość procesów administracyjnych.
- Służba zdrowia – technologia OCR wspiera digitalizację kart pacjentów, wyników badań, recept oraz dokumentacji medycznej. Ułatwia dostęp do informacji w czasie rzeczywistym i wspiera analizę danych medycznych, co zwiększa efektywność zarządzania pacjentem i procesów klinicznych.
- Logistyka i łańcuch dostaw – OCR automatycznie odczytuje listy przewozowe, zamówienia i etykiety magazynowe. Pozwala na szybszą identyfikację przesyłek, kontrolę stanów magazynowych oraz sprawne zarządzanie procesami transportowymi.
- Prawo i compliance – systemy OCR przetwarzają umowy, dokumenty regulacyjne i raporty zgodności. Dzięki temu zespoły prawne i compliance mogą szybciej analizować dokumenty, wykrywać niezgodności i zapewniać zgodność procesów z obowiązującymi przepisami.
W każdej z tych branż OCR nie tylko przyspiesza operacje, ale również umożliwia tworzenie zaawansowanych analiz i raportów biznesowych w oparciu o dane z dokumentów. W praktyce oznacza to szybsze podejmowanie decyzji strategicznych, lepsze prognozowanie oraz możliwość wykorzystania danych w procesach optymalizacyjnych i predykcyjnych.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu OCR to nie kwestia wyboru między papierem a cyfryzacją – to decyzja o sposobie, w jaki firma przetwarza wiedzę i informacje. Przy odpowiednim podejściu każdy dokument staje się źródłem danych, które można analizować, śledzić i wykorzystywać w czasie rzeczywistym. W praktyce oznacza to przewagę w podejmowaniu decyzji, większą kontrolę nad procesami i zdolność reagowania w momencie, gdy pojawiają się wyzwania. W świecie, w którym ilość informacji rośnie w zawrotnym tempie, to właśnie efektywne zarządzanie dokumentami może stać się ważnym czynnikiem sukcesu.
Zobacz także
- Webinar
Praktyczny Warsztat – cyfryzacja procesu w 20 minut – na przykładzie procesu – demonstracja narzędzi low code
- # EOD, Platforma Cyfryzacji Procesów, Transformacja cyfrowa
