W wielu firmach prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej stało się standardem – zarówno z perspektywy operacyjnej, jak i regulacyjnej. Jednak nawet tam, gdzie wdrożenie e-teczek miało już miejsce, często pojawiają się pytania: Czy system działa optymalnie? Czy wspiera organizację zgodnie z jej potrzebami? Czy wykorzystujemy jego potencjał w pełni?
W przypadku organizacji, które dopiero planują przejście na dokumentację elektroniczną, wątpliwości nie dotyczą technologii, ale konsekwencji organizacyjnych:
- jak wpłynie to na jakość procesów kadrowych,
- czy zredukuje ryzyko operacyjne,
- oraz czy będzie wsparciem w sytuacjach krytycznych (audyt, kontrola, reorganizacja).
Poniżej przedstawiamy pięć głównych powodów, dla których wdrożenie e-teczek pracowniczych to dziś nie tylko działanie zgodne z regulacjami, ale również przemyślana decyzja, która może znacząco podnieść jakość zarządzania danymi kadrowymi i ograniczyć obciążenie administracyjne.
Aby lepiej zobrazować, w jaki sposób nowoczesne rozwiązania mogą usprawnić zarządzanie dokumentacją kadrową i zwiększyć efektywność działów HR, zamieszczamy również krótkie wideo dotyczące automatyzacji procesów w portalu pracowniczym z wykorzystaniem Archillei.
#1 – E-teczki pracownicze - zintegrowane repozytorium danych pracowniczych
W organizacjach średnich i dużych, szczególnie tych działających w wielu lokalizacjach, jednym z większych problemów jest rozproszenie dokumentacji: część danych kadrowych znajduje się w systemach ERP, inne w papierowych segregatorach, a jeszcze inne – w nieformalnych repozytoriach plików. Taki stan rzeczy skutkuje:
- dublowaniem danych i błędami wynikającymi z niespójności,
- trudnością w szybkim wygenerowaniu pełnej dokumentacji pracownika (np. podczas kontroli PIP),
- utrudnioną analizą danych historycznych (np. do audytu rotacji, kosztów rekrutacji czy czasu zatrudnienia).
E-teczki, wdrożone jako zintegrowany komponent portalu pracowniczego, eliminują ten problem u źródła. Wszystkie dokumenty – od umowy o pracę, przez zaświadczenia lekarskie, po dokumenty rozstania – są centralnie przechowywane, wersjonowane i w pełni zgodne z aktualną strukturą teczki osobowej. Co więcej, ich kompletność i aktualność można monitorować automatycznie, a system sam sygnalizuje ryzyka braków formalnych.
Dla menedżerów oznacza to coś znacznie więcej niż „wygodę”: to realne zmniejszenie ryzyka odpowiedzialności z tytułu nieprawidłowości kadrowych oraz gotowość na każdy rodzaj kontroli – z pełnym audytem historii zmian i dostępem do dokumentów z poziomu zarządczego dashboardu. Portal Pracowniczy Archillea zapewnia pracownikom bieżący dostęp do swoich danych kadrowych z możliwością ich edycji oraz do aktualnych dokumentów jak RMUA, PIT czy pasek płacowy – wszystko w jednym miejscu.
Zastanawiasz się jak to działa w praktyce? Zobacz case study firmy paliwowej, w której nie tylko zadbaliśmy o elektroniczny obieg dokumentów, ale także zagwarantowaliśmy wsparcie HR w codziennych zadaniach i zautomatyzowaliśmy chociażby proces rozliczania czasu pracy pracowników.
#2 - Redukcja ryzyka prawno-kadrowego i pełna zgodność z przepisami
W praktyce zarządzania personelem jednym z głównych wyzwań jest zachowanie zgodności formalnej dokumentacji z aktualnymi przepisami prawa pracy, RODO oraz wytycznymi PIP. Wersja papierowa teczek, nawet przy największej staranności, obarczona jest wysokim ryzykiem błędów:
- brak podpisów lub dat,
- dokumenty przechowywane w niewłaściwych częściach teczki,
- nieczytelne kopie lub przeterminowane zaświadczenia.
System e-teczek w Archillei automatyzuje większość tych elementów. Każdy dokument jest przypisany do odpowiedniej części, a integralność, wersjonowanie i podpisy elektroniczne są rejestrowane automatycznie.
Z punktu widzenia kierownika lub dyrektora działu HR, oznacza to nie tylko zmniejszenie ryzyka błędu ludzkiego, ale również łatwiejsze zarządzanie ryzykiem regulacyjnym. W przypadku kontroli – raport kompletności teczki generowany jest automatycznie i jest w pełni audytowalny. Warto wspomnieć, że około 49% czasu pracy pracowników w Polsce zajmują procesy, które można zautomatyzować, co bezpośrednio przekłada się na zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich.
#3 - Uspójnienie procesów kadrowych w organizacjach wielooddziałowych
W organizacjach posiadających kilka lokalizacji, zespołów terenowych lub pracowników zdalnych, prowadzenie dokumentacji w formie papierowej skutkuje rozbieżnościami proceduralnymi. Pomimo ujednoliconej polityki HR, w praktyce:
- niektóre oddziały stosują różne wzory dokumentów,
- czas obiegu dokumentów pomiędzy centralą a oddziałem może wynosić dni lub tygodnie,
- ryzyko „zagubienia” lub opóźnienia przekazania dokumentów rośnie proporcjonalnie do liczby lokalizacji.
E-teczki pracownicze wprowadzają jednolity standard dokumentacji kadrowej niezależnie od miejsca pracy pracownika. Dzięki temu:
- HR w centrali ma natychmiastowy wgląd w kompletność dokumentacji w każdym zespole,
- proces obiegu dokumentów jest transparentny, mierzalny i zgodny z polityką korporacyjną,
- łatwiejsze staje się delegowanie zadań administracyjnych bez ryzyka utraty kontroli.
Poniżej znajduje się e-book, który rozwija temat automatyzacji procesów kadrowych. To rozwinięcie zagadnień poruszonych w tekście – z przykładami, najnowszymi raportami i wskazówkami, jak budować spójny system dokumentacji niezależnie od struktury firmy.
#4 - Szybszy dostęp do danych dla menedżerów i kadry zarządzającej
Jednym z niedocenianych efektów digitalizacji akt osobowych jest zwiększenie dostępności danych kadrowych do celów operacyjnych. W tradycyjnym modelu – zapytanie o stan dokumentów pracownika, dostępność orzeczeń lekarskich czy historię zatrudnienia wymagało angażowania HR, oczekiwania na przeszukanie archiwum i przesłanie informacji.
Dzięki e-teczkom i portalowi pracownika:
- menedżer może (zgodnie z nadanymi uprawnieniami) samodzielnie pobrać potrzebne dokumenty lub dane,
- HR może w prosty sposób wygenerować raporty zbiorcze dotyczące stanu dokumentacji, np. dla zespołu projektowego czy działu compliance,
- zarząd może w czasie rzeczywistym monitorować poziom zgodności dokumentacyjnej w organizacji.
To szczególnie istotne w środowiskach regulowanych (np. instytucje finansowe, spółki giełdowe) lub w firmach podlegających audytom jakości i bezpieczeństwa.
#5 - Niższe koszty operacyjne
Na etapie decyzji inwestycyjnej wiele organizacji skupia się na koszcie wdrożenia e-teczek – licencji, migracji danych, szkolenia użytkowników. W rzeczywistości jednak, największą różnicę generują oszczędności operacyjne:
- eliminacja kosztów drukowania, przechowywania i transportu dokumentów,
- znaczne zmniejszenie czasu pracy działu HR na zadaniach administracyjnych,
- brak konieczności angażowania kancelarii do odtwarzania lub uzupełniania dokumentów przy kontrolach.
Dodatkowo, e-teczki pracownicze umożliwiają bardziej elastyczne skalowanie zespołu – np. obsługa większej liczby pracowników bez proporcjonalnego zwiększenia zatrudnienia w administracji. W efekcie, e-teczki zmniejszają jednostkowy koszt obsługi pracownika, co staje się kluczowym argumentem przy planowaniu budżetów działu HR.
Zobacz, jak działa to w praktyce – poniżej znajdziesz link do wersji DEMO systemu Archillea. To szansa, by sprawdzić, jakie procesy HR można zautomatyzować i w jaki sposób uprościć zarządzanie dokumentacją kadrową – szczególnie przy rosnącej skali zatrudnienia.
E-teczki pracownicze a aspekty prawne
Elektroniczna dokumentacja pracownicza podlega ścisłym regulacjom – jej prowadzenie wymaga zgodności z przepisami prawa pracy, rozporządzeniami wykonawczymi i RODO. Art. 94 Kodeksu Pracy dopuszcza prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów bezpieczeństwa, w tym stosowania podpisów elektronicznych i ewidencjonowania zmian. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 2369), dokumenty kadrowe powinny być przechowywane w sposób uporządkowany, z zachowaniem kompletności, chronologii i przypisania do odpowiednich części teczki (A–D). Dodatkowo, RODO (art. 32) nakłada na pracodawcę obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią poufność, integralność i dostępność danych osobowych pracowników. sankcji podczas
Podsumowanie
E-teczki pracownicze nie rozwiązują wszystkich problemów działu HR – i nie taki powinien być ich cel. To nie jest narzędzie, które zmienia sposób myślenia o polityce personalnej, ani rozwiązanie, które zastąpi decyzje menedżerskie czy strategię rozwoju zespołu. Jednak w obszarze, do którego zostały stworzone – czyli organizacji i zarządzania dokumentacją pracowniczą – ich rola jest fundamentalna.
Według publikacji „HR tech trends: Shaping the future of work” specjaliści HR poświęcają do 50% czasu, odpowiadając na te same pytania i wyjaśniając powtarzalne procedury, który mogliby przeznaczyć na zadania wymagające ich eksperckiej wiedzy. Zatem dobrze wdrożone e-teczki pracownicze, nie stają się „rewolucją”, lecz solidnym fundamentem: porządkują dokumentację, dzięki czemu dział HR zyskuje pełną kontrolę nad zgodnością z przepisami i kompletnością danych. A przede wszystkim, pozwalają ludziom skupić się na pracy z człowiekiem, a nie z segregatorem – czyli dokładnie tam, gdzie HR może mieć największy wpływ na organizację.
Zobacz także
- Webinar
Praktyczny Warsztat – cyfryzacja procesu w 20 minut – na przykładzie procesu – demonstracja narzędzi low code
- # EOD, Platforma Cyfryzacji Procesów, Transformacja cyfrowa
