W czasach przyspieszającej digitalizacji coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie Portalu Pracowniczego jako narzędzia ułatwiającego zarządzanie zasobami ludzkimi. Dynamiczny rozwój technologii i dostęp on-line do coraz większej liczby narzędzi wykorzystywanych w pracy powoduje, że przedsiębiorstwa poszukują rozwiązań, które pomogą im nie tylko efektywnie zarządzać wykonywanymi zadaniami, ale i zredukować koszty operacyjne. W dzisiejszym artykule odpowiem więc na pytanie – “kiedy wdrożyć Portal Pracowniczy w firmie?”.
Pracowniczy „online being”
Portal Pracowniczy to platforma internetowa, która umożliwia pracownikom dostęp do różnych informacji i usług związanych z zatrudnieniem, takich jak: zgłaszanie urlopów, składanie oświadczeń i wniosków, a także stały dostęp do warunków zatrudnienia i dokumentów płacowych. Może również zawierać takie funkcje jak:
- kalendarz,
- harmonogramy,
- system zarządzania dokumentami,
- kokpity menadżerskie,
- platformę do komunikacji wewnętrznej,
- moduł szkoleniowy.
Wdrażając taki portal, firma tworzy jedno – centralne – miejsce, gdzie pracownicy mogą zarządzać swoimi zadaniami, komunikować się ze współpracownikami i być na bieżąco z informacjami dotyczącymi firmy.
Korzyści może być wiele…
Jak podaje raport „TrendyHR_2023” Agencji Grow niemal 8% respondentów w ogóle nie używa narzędzi IT do HR… A przecież korzyści może być wiele.
Istnieje wiele sytuacji, w których wprowadzenie Portalu Pracowniczego może okazać się korzystne. Przede wszystkim, jeśli firma posiada zespół pracowników często pracujących zdalnie lub w różnych lokalizacjach – dostęp on-line do portalu usprawni ich pracę.
Wprowadzenie Portalu Pracowniczego w firmie to jedno z rozwiązań, które może przynieść liczne korzyści zarówno pracownikom, jak i przedsiębiorstwu. Dzięki jednemu miejscu, w którym pracownicy mogą znaleźć wszystkie niezbędne informacje, łatwiej jest utrzymać spójność i uporządkowanie przekazywanych wiadomości oraz zachować aktualność danych.
Pracownicy mają dostęp do dokumentów, procedur czy ogłoszeń bez konieczności wyszukiwania ich w poczcie elektronicznej. Mogą samodzielnie zgłaszać urlopy, rejestrować godziny pracy czy aktualizować swoje dane personalne. To sprawia, że procesy administracyjne są bardziej efektywne, a obciążenie zadaniami działu HR zostaje zmniejszone.
Portal Pracowniczy zwiększa również zaangażowanie pracowników. Usprawniona komunikacja dotycząca nowości w firmie, możliwość uczestniczenia w różnych projektach czy w ankietach sprawia, że pracownicy czują się bardziej zaangażowani w życie przedsiębiorstwa.
Dowiedz się, które procesy w swojej firmie zautomatyzujesz dzięki Portalowi Pracowniczemu.
Wdrożenie Portalu Pracowniczego wymaga odpowiedniego przygotowania. W tym celu warto:
- przeprowadzić analizę potrzeb,
- zweryfikować oczekiwania pracowników,
- wybrać odpowiednie narzędzia,
- dostosować projekt do procesów biznesowych,
- przeszkolić i poinformować pracowników w kwestii projektu.
Kiedy wdrożyć Portal Pracowniczy w firmie?
Kiedy zatem wdrożyć Portal Pracowniczy w firmie? Warto rozważyć to, gdy firma dynamicznie się rozwija, a liczba pracowników zatrudnionych na umowę o pracę osiąga co najmniej 50. Aspekty te mogą powodować większe wyzwania w zakresie komunikacji i zarządzania zasobami ludzkimi, a pracownicy działów administracji i HR mogą odczuwać znaczne obciążenie zadaniami. Jednak nie jest to warunek konieczny, ponieważ z możliwości jakie daje Portal Pracowniczy może skorzystać praktycznie każda firma reprezentująca dowolną branżę.
Zastanawiasz się od którego procesu rozpocząć digitalizację? Sprawdź nasz katalog inspiracji i dowiedz się jakie procesy zautomatyzujesz z Archilleą!
Przykładowe sytuacje
Każdy moment jest dobry na wdrożenie Portalu Pracowniczego, a odpowiednie przygotowanie do zastosowania tego rozwiązania w firmie nie jest skomplikowane. Wdrożenie portalu w przedsiębiorstwie warto rozważyć, gdy:
- Twoja firma rozrasta się i zwiększa zatrudnienie
Wraz z rozwojem firmy i zatrudnieniem większej liczby pracowników wprowadzenie Portalu Pracowniczego ułatwia zarządzanie personelem. Centralizacja danych i narzędzi skraca czas wyszukiwania informacji i poprawia efektywność pracy.
- Pracownicy świadczą swoją pracę w formie zdalnej
Coraz więcej firm korzysta z możliwości jakie daje praca spoza biura. Portal Pracowniczy umożliwia pracownikom dostęp do niezbędnych narzędzi i dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze.
- Chcesz zbudować kulturę organizacyjną w firmie
Jeśli firma dostrzega rosnącą potrzebę współpracy między różnymi działami lub projektami, wprowadzenie Portalu Pracowniczego może ułatwić wymianę informacji i koordynację działań. Portal zawiera funkcje, takie jak dyskusje grupowe i zarządzanie projektami, więc jest również doskonałym miejscem do dzielenia się doświadczeniami.
- Twoim celem jest zapewnienie transparentności w przedsiębiorstwie
Wprowadzenie Portalu Pracowniczego może przyczynić się do zwiększenia transparentności w firmie. Pracownicy mają dostęp do ważnych dokumentów, raportów i planów, co pozwala na lepsze zrozumienie celów i strategii organizacji. To z kolei wpływa na większe zaangażowanie pracowników i poczucie przynależności do firmy.
- Optymalizujesz i usprawniasz procesy biznesowe
Portal Pracowniczy umożliwia przypisywanie, śledzenie i raportowanie postępów w realizacji zadań, dzięki czemu można lepiej zarządzać czasem i zasobami. Dodatkowo, automatyzacja pewnych procesów za pomocą portalu może przyspieszyć wykonywanie rutynowych czynności, pozwalając pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
- Próbujesz odciążyć pracowników działu HR
Wdrożenie Portalu Pracowniczego w firmie pozwoli zatrudnionym w niej osobom na samodzielną pracę z dokumentami osobowymi. Raportowanie czasu pracy, zgłaszanie nieobecności oraz dostęp do repozytorium dokumentów z dowolnego miejsca odciąży pracowników działu HR i pozwoli im skoncentrować się na ważniejszych dla organizacji czynnościach.
Podsumowanie
Pracowniczy „online being” staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem w firmach, które chcą zwiększyć efektywność komunikacji i zarządzania zasobami ludzkimi. Odpowiednio wdrożony Portal Pracowniczy może przyczynić się do usprawnienia procesów w firmie oraz zwiększyć zaangażowanie pracowników. Jeśli zastanawiasz się, czy to odpowiedni moment na wdrożenie Portalu Pracowniczego w Twojej firmie – skontaktuj się z nami.
Zobacz także
- Ebook
Więcej niż nowa jakość komunikacji w firmie
- # HR, portal pracowniczy, Procesy
