Katalog inspiracji
Zastanawiasz się od którego procesu rozpocząć digitalizację? A może już wiesz gdzie zacząć i chcesz zobaczyć jak będzie działać po automatyzacji w Archillei?
Przed Tobą katalog najczęściej wybieranych procesów do zautomatyzowania. Sprawdź co dobrego może Cię czekać.
Obieg faktury
Zwiększ efektywność i szybkość procesowania faktur kosztowych w swojej organizacji przy jednoczesnej oszczędności kosztów. Uzyskaj pełną kontrolę nad procesem płatności, zapobiegaj opóźnieniom i błędom powstałym podczas wprowadzania danych.
Rejestruj automatycznie dokumenty wykorzystując kanał KSeF , mail lub OCR. Wbudowany konektor do platformy KSeF pozwala na w pełni automatyczne pobieranie i rejestrację faktur zapisanych w standardzie XML.
Obszar: Księgowość i finanse
Złożoność: niska/średnia
Z jakimi systemami się łączy?
Przebieg procesu
Rejestracja faktury
To początek cyfrowej drogi faktury. W tym kroku przenosimy dane do systemu oraz zapisujemy obraz (plik) dokumentu. Krok ten wspierany jest silnikiem OCR, który pozwala na pominięcie żmudnej pracy jaką jest przepisywanie danych. W przypadku faktur wczytywanych z platformy KSeF, krok ten jest pomijany.
Akceptacja formalna i rachunkowa
Weryfikujemy poprawność formalną dokumentu, uzupełnienie wymaganych danych i poprawność informacyjną dokumentu (NIP, pola dat itd.). Kluczowym elementem jest wskazanie osoby merytorycznie opisującej dokument.
W przypadku dokumentów finansowych, dla których podany jest numer zamówienia możemy automatycznie przypisać osobę opisującą merytorycznie, jeśli jest ona twórcą bądź osobą powiązaną z wcześniej zarejestrowanym zamówieniem.
Opis merytoryczny i dekretacja
W tym kroku przede wszystkim wprowadzamy uzasadnienie dla ponoszonego wydatku. Możemy też zarejestrować dodatkowe parametry, takie jak np. numer zamówienia, umowy czy delegacji. Istnieje możliwość wskazania warunku płatności (np. jeśli wynika on z podpisanej umowy/zlecenia) oraz jej wstrzymania w całości lub częściowo jeśli towar/usługa została dostarczona w sposób nienależyty.
Dekretacja dokumentu pozwala na wskazanie MPK, zamówień, projektów, zleceń, na które dekretowana będzie kwota faktury. Dekretacja może odbywać się dla kwoty netto lub brutto dokumentu. System kontroluje poprawność wykonania dekretacji, a więc prawidłowego rozdysponowania całości kwoty faktury na elementy kontrolingowe.
Elementem korku opisu merytorycznego może być także dodanie dodatkowych dokumentów np. protokołu wykonania usługi, dokumentu PZ itd.
Akceptacja faktury
To opcjonalny krok na drodze obiegu faktury. Polega on na zaakceptowaniu opisu merytorycznego i dekretacji przez osobę nadzorującą wykonującego opis merytoryczny. Osobę nadzorującą możemy wskazać bezpośrednio lub zastosować odniesienie do struktury organizacyjnej.
Akceptacja faktury może również odbywać się kilkustopniowo, czyli być przenoszona na kolejne szczeble zarządzania (menadżerowie, dyrektorzy itd.). Liczba poziomów akceptacji może zależeć od kwoty faktury np. włączanie wyższego szczebla akceptacji dla określonych progów kwot.
Akceptacja wydatku i limity
Akceptacja wydatku realizowana jest na ogół przez osobę upoważnioną do akceptacji kosztów czy to na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych czy całej organizacji. System pozwala na określenie limitów kwot, które akceptować mogą poszczególni użytkownicy.
Księgowanie faktury
To ostatni element obiegu faktury. W trakcie tego etapu wskazane osoby wykonują finalny przegląd dokumentu, jego opisu i dekretacji oraz decydują o skierowaniu go do księgowania, które realizowane jest automatycznie poprzez wywołanie interfejsu do systemu ERP. W ramach konfiguracji interfejsu księgującego określany jest sposób księgowania dokumentu tj. księgowanie wstępne, wymagające potem potwierdzenia w systemie ERP lub księgowanie docelowe.
Rezultaty, które można osiągnąć dzięki automatyzacji tego procesu
Oszczędność czasu i kosztów
Wykorzystaj konektor KSeF i silnik OCR, który automatycznie wprowadzi dane z faktur i stworzy cyfrowy obraz dokumentu, dzięki czemu nie tylko wyeliminujesz papier, ale i zyskasz do niego dostęp na każdym etapie procesu i dowolnym urządzeniu.
Pełna transparentność procesów
Zyskaj pełną kontrolę nad każdym etapem obiegu faktury. Monitoruj poszczególne kroki realizacji, kontroluj limity akceptacji, zasadność merytoryczną i budżetową wydatków. Weryfikuj czas wykonania poszczególnych zadań, identyfikuj i eliminuj wąskie gardła procesu.
Przejrzysta i szybka dekretacja i akceptacja faktur
Automatyczne przypisywanie osób dekretujących i akceptujących wydatki nie tylko przyspiesza obieg faktury, ale i zwiększa efektywność realizowanych procesów. Jasno określone ścieżki akceptacji zsynchroizowane ze strukturą organizacji pozwalają na automatyczne przypisanie wykonawców kolejnych kroków. Z góry zdefiniowane uprawnienia eliminują błędy podczas dekretowania. Wykorzystaj mechanizmy sztucznej inteligencji w celu automatycznego określenia osób opisujących i akceptujących faktury.
Wprowadź do swojej firmy system Archillea, który automatyzuje obieg faktur, zapewniając pełną integrację z KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu eliminujesz konieczność ręcznego wprowadzania danych, minimalizujesz ryzyko błędów i przyspieszasz procesy fakturowania, co przekłada się na lepszą kontrolę nad finansami i terminowe płatności.
73% firm rozpoczęło już działania automatyzujące procesy, a Ty nadal nie wiesz od czego zacząć? Lista ponad 100 procesów gotowych do automatyzacji, analizy i trendy rynkowe w jednym.
Porozmawiajmy
Zastanawiasz się jak przyspieszyć dekretację faktur, zapobiegać opóźnieniom płatności i obniżyć koszty obsługi fakturowania? Wiemy, jak zrealizować te cele.
Wniosek urlopowy
Przyspiesz obsługę wniosku urlopowego. Monitoruj dostępne limity. Zyskaj kontrolę nad planowanymi nieobecnościami pracowników wykorzystując kalendarz niedostępności.
Proces obecny w każdej organizacji, bez względu na jej wielkość, czy branżę, w której działa. Z pozoru prosty i nieskomplikowany, chociaż angażujący i wymagający dokładności. Jego automatyzacja to nowa jakość współpracy online.
Obszar: HR
Złożoność: średnia
Z jakimi systemami się łączy?
Przebieg procesu
Planowanie nieobecności
Aby zachować ciągłość pracy i usprawnić zarządzanie nieobecnościami pracowników wiele firm decyduje się na przeprowadzenie procesu planowania urlopów w dziale/pionie. Każdy z pracowników deklaruje swoje planowane dni wolne, na podstawie których powstaje kalendarz nieobecności pracowniczych. Bardzo często staje się on jednym z elementów weryfikowanych przed udzieleniem zgody przełożonego na zawnioskowaną w późniejszym czasie nieobecność pracownika.
Złożenie wniosku przez pracownika
Pracownik loguje się do systemu i wypełnia wniosek urlopowy wskazując w nim czas trwania planowanej nieobecności, wskazuje limit, z którego chce skorzystać oraz ewentualnego zastępcę na czas swojej nieobecności*. Tak wypełniony wniosek przesyła do akceptacji swojemu przełożonemu.
*Archillea zintegrowana z systemem HR na podstawie struktury organizacyjnej i profili kompetencji pracowników może automatycznie zasugerować osobę zastępującą na czas nieobecności wnioskującego.
Weryfikacja złożonego wniosku urlopowego
Poprawnie złożony wniosek przez pracownika przesyłany jest na ścieżkę akceptacji*, która w zależności od pełnionej roli i drabinki akceptacyjnej może składać się z jednego lub kilku kroków. Ten, po zweryfikowaniu poprawności wniosku udziela jego akceptacji lub w przypadku wątpliwości zwraca wniosek do wnioskującego.
*System powiadomień wysyła emaile do decydenta, przedstawiciela kadr i osoby zastępującej o wpłynięciu wniosku i wymaganej akcji do podjęcia.
Akceptacja wniosku urlopowego
W przypadku pozytywnej decyzji akceptującego urlop, informacja ta trafia do wnioskodawcy, osoby pełniącej zastępstwo podczas nieobecności pracownika oraz do działu kadrowego, gdzie osoba odpowiedzialna wykonuje oznaczenie nieobecność w systemie HR (ręcznie lub za pomocą automatycznego interfejsu). Na tej podstawie automatycznie zmniejszy się dostępny limit urlopu.
A co jeśli wnioskujący chciałby wycofać swój wniosek urlopowy?
Anulowanie wniosku urlopowego. To nic trudnego – w tej sytuacji rejestrujemy wniosek o anulowanie urlopu – analogicznie, pracownik generuje wniosek w systemie, przełożony go akceptuje, a pracownik działu kadrowego wycofuje go z systemu kadrowego.
Rezultaty, które można osiągnąć dzięki automatyzacji tego procesu
Zachowaj ciągłość pracy
Kalendarz planowanych nieobecności i automatyczne sugerowanie zastępców na czas nieobecności pracowników pozwala zachować Ci ciągłość realizowanych procesów nawet w niepełnym składzie osobowym Twojego zespołu.
Przyspieszenie procesu
Digitalizacja procesu pozwoli na wyeliminowanie papierowych wniosków i osobistej formy ich składania, co pozwoli na skrócenie czasu ich realizacji i wyeliminuje potencjalne błędne decyzje podjęte na podstawie niepełnych danych
Większa kontrola nad dniami urlopowymi
Akceptuj wnioski na podstawie jasno i klarownie zdefiniowanych zasad. Zyskaj pełną kontrolę nad kalendarzem urlopowym Twojego zespołu dzięki Archillei.
Bezpieczeństwo i zgodność z procedurami
Zachowaj pełną poufność danych Twoich pracowników wykorzystując w pełni bezpieczny system.
Zarządzaj dokumentacją pracowniczą w e-teczce, aby mieć szybki dostęp do wszystkich potrzebnych informacji. Składaj i zatwierdzaj wnioski urlopowe oraz inne wnioski pracownicze w prosty i intuicyjny sposób. Usprawnij komunikację i procesy HR, zwiększając efektywność i satysfakcję pracowników.
W tym ebooku w szczegółach przyglądamy się procesom z obszaru Human Resources, a więc to ich będzie tutaj najwięcej. Analizujemy w jaki sposób Portal Pracowniczy automatyzuje procesy i jak przekłada się to na korzyści w organizacji.
Porozmawiajmy
Szukasz sposobów na bezpieczne i proste zarządzanie procedurami HR i dokumentami kadrowymi? Wiemy jak zarządzać obiegiem dokumentów w przestrzeni cyfrowej.
Problem Solving
Szybkie i precyzyjne rozwiązywanie problemów produkcyjnych dzięki wdrożeniu procesu problem solving. Zwiększ efektywność, zredukuj koszty operacyjne oraz popraw jakość produktów.
Identyfikacja i eliminowanie przyczyn problemów i zdarzeń podczas procesu produkcji oraz dążenie do zapewnienia ciągłej doskonałości operacyjnej w myśl Lean Managment. Odnajduj przyczyny, monitoruj wskaźniki wydajności na bieżąco, by szybciej reagować na zmiany i zdarzenia w procesach.
Obszar: Produkcja
Złożoność: duża
Z jakimi systemami się łączy?
Wyzwania projektowe, które powoduje ten proces?
Identyfikacja problemu
Pracownik, który zauważył usterkę/problem podczas realizacji procesu produkcyjnego loguje się do Archillei i rejestruje w systemie zgłoszenie, które tym samym inicjuje rozpoczęcie procesu rozwiązywania zidentyfikowanego problemu. Zgłaszający wypełnia formularz, w którym opisuje zaistniały problem i zatwierdza je w Archillei
Tymczasowe działania naprawcze
Zgłoszenie w formie uzupełnionego formularza trafia do lidera zmiany, który otrzymuje powiadomienie systemowe w formie smsa lub/i emaila o zarejestrowanym problemie. Po zapoznaniu się z opisem podejmuje tymczasowe działania naprawcze, które również uzupełnia w formularzu w ramach akcji działań tymczasowych (zminimalizowanie zagrożenia dla organizacji)
Stworzenie i przypisanie grupy roboczej
Lider produkcji powołuje lub przypisuje już istniejącą grupę roboczą, która w ramach prowadzonych działań podejmuje określone kroki celem weryfikacji i rozpoznania przyczyn problemu. Stworzona i przypisana grupa robocza zostaje wskazana w systemie jako odpowiedzialna za podjęcie akcji. Osoby przypisane do grupy roboczej otrzymują powiadomienia systemowe o diagnozie i opisie problemu
5W2H
Grupa robocza uruchamia formularz 5W2H, którym prowadzi do prawidłowego zdiagnozowania problemu. Następnie dokonywana jest analiza problemu w celu odnalezienia przyczyny i zlecenia inspekcji. Raport z tych działań zostaje wprowadzony do Archillei
Działanie korygujące
Przeprowadzona analiza i identyfikacja przyczyn problemu pozwala na zaplanowanie i podjęcie działań korygujących. Planowane akcje zostają wprowadzone do systemu i przypisane do osób, które będą odpowiedziane za ich wykonie wraz z określeniem maksymalnej daty wykonania tego działania. Archillea wysyła powiadomienia do pracowników o niezbędności wykonania zleconych zadań. Po ich wykonaniu pracownicy odznaczają w systemie ich realizację
Ocena wykonanych działań korygujących
Lider zmiany dokonuje weryfikacji dokonanych działań. Po upływie określonego czasu od wprowadzonych działań naprawczych system wysyła przypomnienie/ informację do brygadzisty o konieczności oceny wykonanych działań naprawczych. Ten, po ich zweryfikowaniu uzupełnia formularz oceniający. W przypadku sukcesu proces zostaje zakończony. Jeśli ocena jest negatywna lider uruchamia proces jeszcze raz w ramach nowego zgłoszenia.
Kalkulacja kosztów problemu
Na podstawie określonych parametrów, takich jak …… system wylicza koszty zniszczenia oraz koszty naprawy zgłoszonego problemu, które pozwalają na świadomą decyzję o działaniach, które powinny zostać podjęte w ramach zgłoszonego problemu
Ocena całego procesu
Oceny dokonuje lider grupy roboczej, który opisuje działania podjęte w ramach zgłoszonego problemu wraz z podjętymi działaniami naprawczymi. Ocena zostaje zapisany w systemie i służy do przyszłościowej analizy realizacji KPI
Rezultaty, które można osiągnąć dzięki automatyzacji tego procesu
Analiza i identyfikacja marnotrawstwa
Usystematyzowane podejście do diagnozowania problemów występujących w procesach produkcyjnych. Skupia się na faktach, nie opiniach, skutecznie eliminuje problemy z wykorzystaniem Archillei
Identyfikacja nieefektywności w procesach produkcyjne
Ciągłe doskonalenie procesów i zwiększenie zadowolenia klienta
Identyfikuj i rozwiązuj problemy produkcyjne szybko i skutecznie dzięki naszemu zaawansowanemu narzędziu problem solving. Monitoruj procesy produkcyjne w czasie rzeczywistym, aby natychmiast reagować na wszelkie nieprawidłowości. Analizuj dane i wdrażaj usprawnienia, aby zwiększyć efektywność i jakość produkcji.
Cyfryzacja obiegu dokumentacji produkcyjnej, w tym procedur i instrukcji, zarządzania zasobami maszynowymi i ludzkimi pozwala zmniejszyć koszty i usprawnić procesy produkcyjne. Jak? Tego dowiesz się z naszego ebooka.
Porozmawiajmy
Moduły produkcyjne wykorzystywane w systemach ERP najczęściej nie pokrywają wszystkich potrzeb zarządzania produkcją. Wiemy jak uzupełnić te braki.
Rejestr umów
Zbuduj swoje własne repozytorium umów zakupowych i/lub sprzedażowych. Łatwe wyszukiwanie zawartych umów za pomocą metryk umowy oraz wyszukiwaniu po treści dokumentu. Zyskaj pełny dostęp do wszystkich dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia.
Wykorzystaj gotowy moduł Digital Repository do przechowywania dokumentacji. Twórz projekty umów, uzupełniaj o niezbędne informacje, uzyskuj akceptacje, śledź wykonanie umowy, archiwizuj dokumenty. Podpisuj elektronicznie umowy bezpośrednio z systemu Archillea.
Obszar: Administracja
Złożoność: średnia
Z jakimi systemami się łączy?
Przebieg procesu
Przygotowanie umowy
W pierwszym kroku opisujemy czego dotyczy umowa, przypisujemy jej odpowiednie kategorie, czas trwania, strony umowy, powiązane podmioty, obowiązujące warunki współpracy i harmonogram, czy kategorie zakupowe. Uzupełniamy załączniki i przekazujemy do akceptacji.
Akceptacja umowy
W ścieżce akceptacji dokument trafia do wszystkich wymaganych akceptantów – komórki merytorycznej, działu prawnego, działu finansowego oraz Zarządu. Każda ze wskazanych osób, która zobowiązana jest do zapoznania się z treścią dokumentu i jego akceptację otrzymuje powiadomienie o potrzebie wykonania czynności.
Umowa aktywna
W przypadku aktywnych umów podpisanych w wersji papierowej wprowadzamy je do systemu. W tym celu dokumentacja trafia do OCR, w którym tworzymy cyfrowy obraz dokumentu, a na papierowej wersji umieszczamy naklejkę z kodem kreskowym. Dzięki temu w jednym miejscu (Archillei) znajdują się wszystkie dokumenty związane z umową.
Podpis elektroniczny umowy
Zaakceptowane dokumenty mogą zostać podpisane elektronicznie wprost w systemie Archillea. Możliwy jest podpis wielu osób na dokumencie, możliwy jest podpis niekwalifikowany, jak i kwalifikowany (pades i xades).
Umowa archiwalna
Zaakceptowana / wprowadzona umowa zostaje skierowana do archiwum dokumentów, gdzie pracownik oznacza ją odpowiednimi metrykami i udostępnia tym samym możliwość wglądu do dokumentacji uprawnionym osobom.
Rezultaty, które można osiągnąć dzięki automatyzacji tego procesu
Dostęp z każdego miejsca i urządzenia
Zyskaj dostęp do wszystkich umów organizacji z dowolnego miejsca. Digitalizacja pozwala na sprawne i szybkie wyszukiwanie oraz przeglądanie pełnej historii zawartych umów na każdym urządzeniu.
Monitoruj realizacje umów
Rejestruj aneksy, śledź wykonanie umowy, twórz i zwalniaj zabezpieczenia, zamykaj umowy, archiwizuj dokumenty.
Pełna kontrola i oszczędność kosztów
Wykorzystanie Archillei do digitalizacji i rejestracji umów pozwala na rezygnację z papierowej dokumentacji oraz na monitorowanie harmonogramów, warunków współpracy, a także kontrolowanie każdego z etapów tworzenia i procesowania nowych umów.
Zarządzaj efektywnie całym cyklem życia umowy dzięki modułowi umów w systemie Archillea. Archiwizuj i przetwarzaj dokumenty w centralnym repozytorium z pełną kontrolą nad ich obiegiem. Podpisuj umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, eliminując potrzebę papierowych dokumentów.
73% firm rozpoczęło już działania automatyzujące procesy, a Ty nadal nie wiesz od czego zacząć? Lista ponad 100 procesów gotowych do automatyzacji, analizy i trendy rynkowe w jednym.
Porozmawiajmy
Zyskaj pełną kontrolę nad obiegiem umów dzięki Archillei w swojej organizacji. Wykorzystaj gotowy moduł, który możesz też dostosować do swoich niestandardowych procesów. Powiemy Ci jak usprawnić obieg dokumentacji w Twojej firmie.
Wniosek zakupowy
Przejrzyste, zgodne z procedurami i dające pełną kontrolę nad wykorzystaniem budżetu to cechy najczęściej wskazywane przez działy realizujące procesy zakupowe. Dobrze zaprojektowane i zautomatyzowane pozwalają nie tylko uzyskać ścisłą kontrolę nad wydatkami, ale i gwarantują większą kontrolę nad ich realizacją, a utrzymują wysoki poziom sprawności realizacji zakupów.
Wykorzystanie Archillei w procesach zakupowych umożliwia stworzenie klarownej dokumentacji dla wszystkich zaangażowanych stron w postępowaniu zakupowym, a śledzenie ich postępów przyczynia się do eliminacji wąskich gardeł tym samym umożliwiając ich optymalizację.
Obszar: Zarządzanie organizacją / Administracja / Procurment / Zakupy
Złożoność: średnia
Z jakimi systemami się łączy?
Przebieg procesu
Opis przedmiotu zakupu
W pierwszym kroku tego procesu opracowujemy opis przedmiotu zakupu, a więc uzupełniamy informacje takie jak wskazanie wraz z uzasadnieniem potrzeby zakupowej, określenie wartości oraz daty planowanego zakupu, kryteria oceny (np. cena, gwarancja, parametry jakościowe).
Wskazanie finansowania zakupu
Określamy źródło finansowania zakupu – najczęściej w organizacjach wykorzystywane są elementy kontrolingowe, projekty, MPK czy konta KG. W przypadku zakupu pozabudżetowego ścieżka akceptacji może zostać wydłużona o kroki związane z uzyskaniem dodatkowej zgody przedstawiciela Zarządu lub Dyrektora obszaru.
Akceptacja wniosku
W tym kroku prawidłowo uzupełniony wniosek trafia do jednostki / osoby nadzorującej budżet, która po zweryfikowaniu wniosku dokonuje jego akceptacji.
Realizacja zakupu
Zaakceptowany wniosek przechodzi w kolejny proces, w którym staje się już postępowaniem zakupowym. W tym przypadku uruchamiane są kolejne etapy, które związane są ze zbieraniem ofert, wyłanianiem dostawców, negocjacjami i podpisaniem umowy.
Rezultaty, które można osiągnąć dzięki automatyzacji tego procesu
Kontrola nad wydatkami z budżetu
Zyskaj dostęp do wszystkich złożonych wniosków zakupowych, dzięki czemu większą kontrolę nad wydatkami z budżetu firmowego. Automatyzacja procesu wniosku umożliwia m.in. monitorowanie wydatków i założonych limitów budżetowych oraz weryfikowanie zasadności złożonych wniosków.
Przejrzyste i zgodne z procedurami procesy
Skróć czas potrzebny do zatwierdzenia i realizacji zamówień dzięki cyfryzacji procesu wniosku zakupowego. Wykorzystaj efektywnie zaprojektowany proces, który pozwoli szybko i intuicyjnie zweryfikować kryteria merytoryczne i finansowe składanego wniosku oraz jego zgodność z procedurami i przepisami prawa.
Przyspieszenie realizacji zakupu
Prosty i zrozumiały dla wszystkich przebieg procesu wniosku zakupowego pozwala na jego szybsze wypełnienie oraz ogranicza do minimum szanse popełnienia błędu podczas jego uzupełniania, a to przekłada się na szybszą akceptację i realizację zamówienia.
Zobacz, jak proste i intuicyjne jest składanie wniosków zakupowych i ich procesowanie. Zapewnij swojej firmie wygodne narzędzie do komunikacji z dostawcami i wprowadź nowoczesność w swojej organizacji.
73% firm rozpoczęło już działania automatyzujące procesy, a Ty nadal nie wiesz od czego zacząć? Lista ponad 100 procesów gotowych do automatyzacji, analizy i trendy rynkowe w jednym.
Porozmawiajmy
Zastanawiasz się jak uzyskać większą kontrolę nad wydatkami budżetowymi i przyspieszyć proces realizacji zamówień bez zwiększania ryzyka naruszenia procedur oraz przekroczenia założonych limitów? Wiemy, jak to zrobić. Napisz do nas.
Korespondencja przychodząca i wychodząca
Zarządzaj korespondencją firmową w wersji digital. Usprawniaj przepływy, rejestruj dokumentację, przypisuj pisma do osób odpowiedzialnych za ich obsługę.
Zachowaj porządek w prowadzonej korespondencji przypisując je do spraw, dzięki którym cała korespondencja przychodząca i wychodząca grupowana jest we właściwe obszary teamtyczne. Przechowuj i archiwizuj dokumentację zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. Zyskaj do nich dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia.
Obszar: Administracja
Złożoność: średnia
Z jakimi systemami się łączy?
Przebieg procesu
Rejestracja korespondencji
Korespondencja, która trafiła do firmy zostaje przekazana do pracownika kancelarii/recepcji, który dekretuje ją w systemie wprowadzając informacje o dacie wpłynięcia, nadawcy, właściwej odbiorowi jednostce organizacyjnej lub osobie, która podejmie wymaganą akcję. Osoba ta zostanie poinformowana przez system o konieczności podjęcia działania w związku z otrzymanym dokumentem.
Dekretacja merytoryczna (wieloetapowa)
Po zapoznaniu się z treścią otrzymanej wiadomości osoba wskazana w systemie decyduje o dalszych czynnościach procesowych. Ponieważ najczęściej dokumentacja w pierwszej kolejności trafia do szefa wskazanej jednostki decyduje on o przekazaniu, czyli dekretacji merytorycznej na wybranego pracownika (np. team leadera), który podejmie kolejne działania. Możemy do nich zaliczyć kolejną dekretację, która będzie wiązała się ze zleceniem określonych czynności pracownikowi (lub pracownikom) niezbędnych do obsługi otrzymanego pisma.
Dekretacji możemy dokonać wielokrotnie (tj. wtórnie, np., w przypadku pisma, które wpłynęło jakiś czas temu i wszystkie zaplanowane czynności zostały już wykonane) oraz w dowolnym momencie od czasu otrzymania pisma.
Tworzenie i uzupełnianie spraw
Sprawy tworzymy w przypadku bardziej złożonych projektów lub w celu grupowania dokumentów tego samego rodzaju, w których otrzymujemy większą ilość korespondencji.
Sprawy pozwalają na usystematyzowanie dokumentacji (zarówno przychodzącej, jak i wychodzącej). Przykładami spraw mogą być np. inwestycje, obsługa złożonej reklamacji, czy podpisanie umowy z podwykonawcą. Wszyscy użytkownicy biorący udział w projekcie uzyskują dostęp do założonej sprawy.
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
Każda ze spraw zostaje powiązana z Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt (JRWA), czyli katalogu zagadnień dokumentacyjnych, którymi zajmuje się organizacja (np. sprawy kadrowe, zatrudnienie pracowników, umowy z klientami, umowy statutowe spółek, uchwały zarządu). Do każdej ze spraw z założonym JRWA tworzony jest symbol klasyfikujący (informacja, jakiego zagadnienia dotyczy). Na tej podstawie zostaje określony okres archiwizacji sprawy i powiązanych z nią dokumentów.
Archiwum dokumentów
Na podstawie symbolu klasyfikującego, po zamknięciu sprawy zgromadzona korespondencja trafia do archiwum, w którym jest przetrzymywana zgodnie z określonym czasem archiwizacji. Po jego upłynięciu dokumentacja zostaje brakowana, czyli nieodwracalnie niszczona.
Rezultaty, które można osiągnąć dzięki automatyzacji tego procesu
Przyspiesz obsługę korespondencji firmowej
Cyfryzuj i otrzymuj powiadomienia o otrzymanej dokumentacji zaraz po jej zarejestrowaniu przez sekretariat (skan korespondencji jest dostępny natychmiast dla osoby dekretowanej). Skracaj procesy, przesyłaj korespondencję bezpośrednio do odbiorców, zyskaj czas na zgromadzenie danych i przygotowanie odpowiedzi w jak najkrótszym terminie.
Wyszukuj dokumenty po zawartości dzięki wbudowanemu silnikowi OCR i modułowi wyszukiwania pełnotekstowego.
Zwiększ bezpieczeństwo
Zachowaj pełną poufność i bezpieczeństwo otrzymanej i wychodzącej korespondencji. Dzięki digitalizacji i cyfrowej obsłudze obiegu dokumentów zyskujesz gwarancję, że żadna z otrzymanych wiadomości nie trafi w niepowołane ręce. Dostęp do dokumentów i ich obsługi wymaga komunikacji szyfrowanej.
Kontroluj postępy i zarządzaj terminami
Wykorzystaj dostęp do pełnej dokumentacji zakładając sprawy dla każdego z nowego projektu. Zachowaj pełną historię przebiegu procesu korespondencji. Zyskaj dostęp do toczących się wątków w dowolnym miejscu i urządzeniu. Otrzymuj powiadomienia o akcjach niezbędnych do podjęcia, dzięki czemu nie minie już żaden termin na udzielenie odpowiedzi.
Zobacz jak proste i intuicyjne jest dekretowanie faktur kosztowych w Archillei. Jasno określone kolejne kroki procesu oraz predefiniowane pola wyboru sprawiają, że niewłaściwa dekretacja i błędnie wykonana płatność stają się niemożliwe.
73% firm rozpoczęło już działania automatyzujące procesy, a Ty nadal nie wiesz od czego zacząć? Sprawdź listę ponad 100 procesów gotowych do automatyzacji, analizy i trendy rynkowe w jednym.
Porozmawiajmy
Zyskaj pełną kontrolę i zapewnij sprawną obsługę korespondencji firmowej dzięki zastosowaniu Archillei w swojej organizacji.
