Wiesz, co łączy większość firm, które w ostatnich latach osiągnęły znaczący wzrost efektywności operacyjnej? Mają za sobą pierwszy, konkretny krok w stronę automatyzacji procesów — usprawnienie obiegu dokumentów. Z raportu EY wynika, że już 84% polskich firm uznaje cyfrową transformację za priorytet strategiczny.
Czym właściwie jest cyfrowa transformacja – i co oznacza dla decydentów?
Cyfrowa transformacja to zmiana sposobu działania organizacji w oparciu o technologię. Jej istotą jest zdefiniowanie na nowo kluczowych procesów tak, by były:
- szybsze i skalowalne,
- zgodne z przepisami i audytowalne,
- przejrzyste na poziomie zarządczym,
- zintegrowane z całą strukturą organizacyjną.
W praktyce cyfrowa transformacja oznacza dla średnich i dużych firm konieczność przemyślenia takich elementów jak: workflow, odpowiedzialność za decyzje, bezpieczeństwo danych czy dostęp do informacji w czasie rzeczywistym.
Co ważne – transformacja nie dotyczy tylko IT. To projekt biznesowy, w który zaangażowane powinny być finanse, prawo, operacje, HR, a przede wszystkim zarząd.
Po co automatyzować i digitalizować obieg dokumentów w firmie?
Obieg dokumentów to jeden z najczęściej pomijanych, a jednocześnie najbardziej krytycznych procesów w firmie. Często bywa niezauważalny, dziejący się na podstawie wypracowanych schematów, doktórychwszyscy się przyzwyczaili i odtwarzają go, nie poświęcając chwili na refleksję, czy nadal ten sposób działania jest korzystny dla organizacji. I właśnie dlatego jest tak kosztowny — zwłaszcza gdy skala organizacji rośnie.
Z badania przeprowadzonego w ramach raportu KPMG „Monitor Transformacji Cyfrowej Biznesu” wynika, że respondenci odpowiedzialni za digitalizację wskazują największe wyzwania we wdrażaniu strategii cyfryzacji przez:
- brak spójnego planu,
- trudność integracji procesów,
- niską świadomość operacyjną.
W odpowiedzi na te wyzwania powstała Archillea - platforma cyfryzacji procesów, która stanowi kompletne środowisko do realizacji procesowego zarządzania przepływem dokumentów i informacji w organizacji. System składa się z intuicyjnego środowiska modelowania, pozwalającego na definiowanie przebiegu procesów i projektowanie formularzy. Zawiera również bogate repozytorium gotowych rozwiązań w zakresie obiegów faktur, zamówień, logistyki, zakupów czy HR. Platforma oferowana jest w dwóch modelach wdrożenia - lokalnym (on-premise) oraz chmurowym, który gwarantuje elastyczność i dostęp do systemu bez konieczności inwestowania w dodatkową infrastrukturę. Sprawdź, jak Archillea działa w praktyce i przetestuj demo!
Jak cyfryzacja dokumentów wspiera cyfrową transformację?
Cyfryzacja dokumentów to nie tylko zamiana papieru na PDF-y. W praktyce oznacza, że dokument elektroniczny staje się częścią większego, zautomatyzowanego obiegu – przesyłany jest między działami, trafia do odpowiednich osób, może być automatycznie analizowany, zatwierdzany, archiwizowany.
I właśnie dlatego cyfryzacja dokumentów jest tak ważnym elementem cyfrowej transformacji w firmach średnich i dużych. Bez niej trudno mówić o realnym przyspieszeniu procesów, lepszej kontroli czy automatyzacji pracy. Dowiedz się, co jeszcze możesz zyskać dzięki digitalizacji obiegu dokumentów.
Jakie procesy najczęściej obejmuje cyfryzacja?
Zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest to, że raz wprowadzone dane są później wykorzystywane automatycznie – nie trzeba ich przepisywać, powielać, odszukiwać ręcznie w archiwach. Każdy dokument ma swój kontekst, historię akceptacji i jest dostępny z poziomu jednej platformy – niezależnie od lokalizacji zespołu.
Co więcej – cyfrowy obieg dokumentów znacznie ułatwia raportowanie i analizę efektywności procesów. Zarząd nie musi już bazować na „wyczuciu” czy prośbach o dane. Ma dostęp do mierzalnych wskaźników w czasie rzeczywistym.
Jakie procesy najczęściej obejmuje cyfryzacja?
- obsługa i akceptacja faktur kosztowych (często w połączeniu z ERP),
- obieg umów z kontrahentami i klientami,
- wnioski zakupowe, urlopowe, delegacyjne,
- dokumentacja kadrowa (np. e-teczki pracownicze),
- protokoły odbioru, zgłoszenia serwisowe, dokumenty produkcyjne.
Sprawdź, kiedy warto wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie.
Od czego zacząć transformację obiegu dokumentów?
Decyzja o zastosowaniu w firmie elektronicznego obiegu dokumentów to dopiero początek. Zanim pojawi się jednak konkretne rozwiązanie – warto odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań:
- Które dokumenty „krążą” dziś najdłużej? (np. faktury, umowy, wnioski zakupowe)
- Gdzie najczęściej występują błędy lub opóźnienia?
- Kto musi podejmować decyzje – i czy ma dostęp do właściwych danych na czas?
- Jak wygląda archiwizacja i dostęp do dokumentów po czasie?
Dobrą praktyką jest rozpoczęcie od jednego, konkretnego procesu – np. obiegu faktur kosztowych czy akceptacji umów. Po jego usprawnieniu, można łatwiej skalować rozwiązanie na kolejne obszary (np. wnioski delegacyjne, obieg aneksów, zapotrzebowania).
Warto też:
- Zaangażować użytkowników końcowych już na etapie analizy – ich wiedza operacyjna jest nieoceniona.
- Nie „przekładać papieru na ekran”, tylko przemyśleć proces od zera: co można uprościć? Co można automatycznie weryfikować?
- Wybrać narzędzie, które można dostosować do stylu pracy firmy, a nie odwrotnie.
- Ustalić „właściciela procesu” – osobę odpowiedzialną za rozwój i utrzymanie porządku w obiegu.
Transformacja nie polega na jednorazowym wdrożeniu narzędzia – to ciągły proces doskonalenia i optymalizacji. Dlatego kluczowe jest, by już od początku myśleć długofalowo i stawiać na rozwiązania, które będą rozwijać się razem z firmą.
Cyfryzacja i automatyzacja obiegu dokumentów to krok w procesie cyfrowej transformacji. Firmy, które zdecydują się na niego zyskują nie tylko większą efektywność operacyjną, ale także pełną kontrolę nad swoimi procesami. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów pozwala na usunięcie wielu problemów związanych z ręcznym przetwarzaniem, poprawia bezpieczeństwo danych, a także przyspiesza podejmowanie decyzji.
Chcesz zobaczyć, jak wygląda cyfryzacja procesu w praktyce? Obejrzyj nasz webinar „Praktyczny Warsztat – cyfryzacja procesu w 20 minut” i przekonaj się, jak szybko można zautomatyzować obieg dokumentów z wykorzystaniem narzędzi low-code.
Zobacz także
- Ebook
Archillea, Platforma Cyfryzacji Procesów
- # administracja, Ebook, HR, Księgowość, Procesy, zakupy i logistyka
