Rezultaty
40 %
skrócony czasu obiegu dokumentów
Nawet o 40% został zredukowany czas obiegu dokumentów w organizacji dzięki usprawnieniu pracy zespołu administracji.
20 %
zaoszczędzony czas koordynatorów
Koordynatorzy budów oszczędzają średnio 20% czasu w tygodniu dzięki dostępności systemu z dowolnego miejsca i braku konieczności regularnego przyjazdu do biura.
200 %
pracujących pracowników w tym samym czasie
System zapewnia pełną wydajność i umożliwia pracę jednocześnie 200 pracownikom. Co więcej, pozwala na pełną kontrolę, monitorowanie i audytowanie obsługiwanych przez nią procesów.
O Kliencie
Jedna z wiodących firm polskiego sektora budownictwa elektroenergetycznego, która z sukcesem działa na rynku już od ponad 70 lat. Regularnie uczestniczy w budowie kluczowych obiektów energetycznych na terenie Polski oraz z sukcesem świadczy usługi i dostarcza produkty na rynki zagraniczne.
Specyfika działalności zakłada między innymi usługi z zakresu projektowania konstrukcji, budowy linii wysokich napięć, budowy stacji elektroenergetycznych, produkcji konstrukcji stalowych, a także prac rozruchowych i serwisowych. Każdego dnia pracownicy wykonują swoje obowiązki z różnych lokalizacji, w zależności od wymagań projektowych danej inwestycji budowlanej. Jedni z pionierów pracy zdalnej.
Wyzwania projektowe, cel projektu
Cel projektu
Celem projektu jest digitalizacja procesów związanych z obiegiem dokumentów finansowych, środków trwałych, urządzeń oraz rozliczeń wyjazdów. Dzięki temu pracownicy będą mogli wykonywać swoje obowiązki z dowolnej lokalizacji, w tym na prowadzonych budowach, co znacząco ograniczy konieczność powrotów do biura w celu realizacji czynności opartych na papierze. Projekt ma na celu zwiększenie efektywności operacyjnej, poprawę dostępności informacji oraz zapewnienie ciągłości pracy niezależnie od miejsca przebywania pracowników.
Wyzwania projektowe
- Zapewnienie dostępności systemu z dowolnej lokalizacji
- Integracja z systemem ERP w celu zapewnienia ciągłości przepływu informacji
- Zapewnienie bezpieczeństwa danych
- Proces ułożony do różnego rodzaju dokumentów, często specyficznych dla branży
- Zaprojektowanie stabilnego systemu, który umożliwi korzystanie z niego bez względu na miejsce pracy użytkownika końcowego
Proces transformacji
<span data-metadata=""><span data-buffer="">Rozwiązanie
Wdrożenie Archillei w zakresie czterech procesów obiegu faktur, obsługi delegacji, zarządzania urządzeniami budowlanymi oraz zarządzania cyklem eksploatacji urządzeń. Zaproponowane rozwiązania z zakresu Platformy Cyfryzacji Procesów bazowały na predefiniowanych w Elektronicznym Obiegu Dokumentów procesach. Modyfikacje pozwalające na jego pełne dopasowanie do potrzeb Klienta stanowiły 20% złożoności procesów, co pozwoliło na szybkie wdrożenie i uruchomienie systemu bez konieczności przeprowadzania złożonych prac deweloperskich. Wdrożenia realizowane były proces po procesie i każde z nich trwało ok. 4 miesięcy każdorazowo składając się z 4 etapów.
Technologie
- Wykorzystany został stos technologiczny Microsoft:
- Serwer bazy danych MS SQL Server,
- Serwer aplikacji IIS
Przebieg wdrożenia
Koncepcja biznesowa
Na podstawie informacji uzyskanych na spotkaniach analitycznych przygotowaliśmy koncepcję, w której opisaliśmy w jaki sposób Archillea spełnia precyzyjnie sprecyzowane wymagania Klienta. Opis zawierał przebieg procesów, projekty ekranów i raportów, reguły walidacji oraz interfejs z systemem ERP.
Konfiguracja
Po zaakceptowaniu przez Klienta koncepcji rozpoczęliśmy konfigurację systemu. Z wykorzystaniem parametryzacji dopasowaliśmy aplikację do wymagań opisanych w dokumentacji. Konfiguracja opierała się przede wszystkim na modelowaniu przy wykorzystaniu narzędzi wbudowanych w Archilleę, czyli modelerze procesów, obiektów danych, ekranów oraz edytorze szablonów raportów.
Integracja z systemem ERP
W koncepcji biznesowej opisaliśmy zakres interfejsów w odniesieniu do zakresu przepływów pomiędzy systemami oraz zakresem wymienianych danych dla każdego z nich. Archillea ma szeroki zakres tworzenia interfejsów, zarówno programowych usług integrowanych systemów, poprzez interfejsy bazodanowe, skończywszy na wymianach plików (stosowane często dla zasobów słownikowych, czy inicjiale załadowania danych). Zakres integracji z systemami ERP obejmował pobieranie wartości słowników dla danych podstawowych np. listy klientów, pracowników oraz zwracanie rezultatów wykonania procesu do systemu ERP np. księgowanie przeprocesowanej faktury, delegacji, przemieszczenie towaru.
Testy
Po zakończeniu prac parametryzacyjnych przeprowadziliśmy szereg testów, w tym testy wewnętrzne i akceptacyjne żeby upewnić się, że przygotowane przez nas rozwiązanie spełnia najwyższe kryteria jakości i zapewnia komfort pracy użytkownikom. Etap testowania trwał 2 tygodnie.
Odbiór systemu
Przystępując do przekazania zaprojektowanego rozwiązania w ręce Klienta zorganizowaliśmy szereg szkoleń, dzięki którym użytkownicy systemu zapoznali się z niezbędną wiedzą. Okresowo ponawiamy testy bezpieczeństwa gwarantujące najwyższe standardy ochrony. Nieustannie wspieramy naszego Klienta w dalszych pracach rozwojowych przy wykorzystaniu Archillei.
Dowiedz się więcej o możliwościach Archillei
Praktyczny Warsztat – cyfryzacja procesu w 20 minut – na przykładzie procesu – demonstracja narzędzi low code
- Ebooki i Webinary
- # EOD, Platforma Cyfryzacji Procesów, Transformacja cyfrowa, zadzarzaniedanymi
Elektroniczny system obiegu dokumentów – kiedy warto go wdrożyć i dlaczego?
- # Cyfryzacja procesów biznesowych, Digitalizacja, Elektroniczny Obieg Dokumentów, EOD, System obiegu dokumentów, Transformacja cyfrowa
Wypróbuj Archilleę
Sprawdź, jak Archillea działa w praktyce!
Zyskaj 14-dniowy darmowy dostęp do Archillei i sprawdź w jaki sposób możesz bezpiecznie i efektywnie zarządzać obiegiem dokumentów w swojej firmie. W systemie znajdziesz predefiniowane dokumenty, które w prosty i intuicyjny sposób przeprowadzisz przez procesy w wybranych przez Ciebie obszarach. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś też wprowadził swoje pliki – to Ty decydujesz co procesujemy! Akceptuj i odrzucaj zadania. Nie zapomnij zajrzeć do kokpitów managerskich, które w przejrzysty sposób przedstawią dane i ułatwią Ci optymalizację procesów. Skorzystaj z automatycznie generowanych raportów.
Przejdź na wyższy poziom zarządzania dokumentami!
Co możemy zrobić dla Ciebie i Twojego biznesu?
Zastanawiasz się, w czym Archillea jest lepsza od innych rozwiązań rynkowych? Nurtuje Cię proces wdrożenia? A może jeszcze nie wiesz od czego zacząć?
