Portal pracowniczy, jako cyfrowe narzędzie wspomagające zarządzanie zasobami ludzkimi, ma na celu zwiększenie efektywności wykonywanych procesów HR w firmie – od wniosków urlopowych przez procesy onboardingowe po obsługę dokumentów pracowniczych. Warto jednak spojrzeć na niego z szerszej perspektywy – nie tylko jako platformę usprawniającą działania HR, ale również jako element mogący wpływać na employer branding organizacji.
Jak podaje raport GreatExpectiations „Relacje HR a zarząd – oczekiwania a rzeczywistość” 25,5% firm deklaruje, że w 2022 roku wdrożyło już pierwsze automatyzacje w obszarze HR. Digitalizację zadań Human Resources rozpoczęło natomiast 39% firm zatrudniających powyżej 1000 pracowników i jedynie 26% firm ogółem.
W tym artykule spróbujemy zatem odpowiedzieć na pytanie, czy portal pracowniczy można uznać za ewolucję czy może wręcz rewolucję w kontekście employer brandingu. Podpowiemy:
- czym jest termin „employer brandingu”,
- jak portal pracowniczy może wspierać zespoły Human Resources
oraz
- jak funkcjonalności tego narzędzia mogą pomagać firmom w budowaniu wizerunku atrakcyjnego pracodawcy.
Czym jest employer branding?
Employer branding to proces kształtowania wizerunku firmy jako atrakcyjnego miejsca pracy, zarówno w oczach obecnych, jak i potencjalnych pracowników. Silna marka pracodawcy nie tylko przyciąga talenty, ale także wspiera retencję dotychczasowych pracowników. Podstawowymi elementami employer brandingu są takie wartości jak kultura organizacyjna, podejście do osób w pracy, możliwości rozwoju zawodowego czy równowaga między życiem prywatnym a zawodowym. Kandydaci coraz bardziej zwracają uwagę na te czynniki, a sam proces rekrutacji, onboardingu i codziennej współpracy z pracodawcą stał się dla nich istotnym kryterium wyboru.
Tu właśnie pojawia się przestrzeń dla narzędzi cyfrowych, takich jak portale pracownicze, które mogą znacząco wpłynąć na postrzeganie firmy przez jej pracowników.
Portal pracowniczy a employer branding
Wielokrotnie w naszych poprzednich materiałach wspominaliśmy czym jest portal pracowniczy oraz kiedy firmy powinny zdecydować się na jego wdrożenie. Jednak narzędzie to może pełnić znacznie szerszą rolę, niż tylko narzędzie administracyjne wspierające HR. Jest to przestrzeń, w której pracownicy mogą aktywnie uczestniczyć w życiu firmy, mieć realny wpływ na jej rozwój i czerpać z dostępnych zasobów edukacyjnych – czyli spełnia kryteria determinujące działania na rzecz employer brandingu.
Dzięki funkcjom takim jak zautomatyzowany proces onboardingu oraz udostępnianie dokumentacji – procedur, instrukcji ISO – w intranecie portal staje się miejscem wzmacniającym zaangażowanie pracowników. Dobre doświadczenie z użytkowania portalu pracowniczego może mieć wpływ na to, jak pracownicy postrzegają firmę – na przykład jako dynamiczną organizację, która inwestuje w ich rozwój i dba o dostęp do narzędzi wspierających codzienną pracę.
Portal, który daje pracownikom możliwość rozwoju zawodowego i przejrzysty dostęp do informacji, sprawia, że czują się oni bardziej związani z firmą. Tym samym staje się nie tylko narzędziem operacyjnym, ale również miejscem, które buduje tożsamość firmy jako pracodawcy stawiającego na profesjonalizm.
Portal pracowniczy w tym zakresie pozwala m.in. na:
- prowadzenie katalogu szkoleń,
- tworzenie planów szkoleń,
- ewidencjonowanie firm szkoleniowych i trenerów,
- badanie potrzeb szkoleniowych wewnątrz organizacji,
- generowanie powiadomień systemowych, mailowych oraz SMS,
- wsparcie procesu ewidencjonowania budżetu szkoleniowego,
- zbieranie i gromadzenie ocen i opinii poszkoleniowych.
Zalety portalu pracowniczego w kontekście employer brandingu
- Transparentność i dostępność informacji
Portal pracowniczy i dostępna w nim online eTeczka umożliwia pracownikom szybki i łatwy dostęp do wszystkich informacji związanych z ich zatrudnieniem. Taka transparentność buduje zaufanie i poczucie bezpieczeństwa, co ma duże znaczenie dla tworzenia wizerunku pracodawcy. Pracownicy, którzy czują się dobrze poinformowani i mają pewność, że ich prawa i obowiązki są jasno przedstawione, są bardziej lojalni i mniej skłonni do poszukiwania nowych możliwości i szans rozwoju poza firmą.
- Ułatwienie komunikacji wewnętrzne
Narzędzia takie jak newslettery, ogłoszenia czy firmowe fora umożliwiają szybkie dzielenie się nowościami, sukcesami firmy oraz planami na przyszłość. Silna komunikacja wewnętrzna wzmacnia poczucie przynależności pracowników do organizacji.
- Rozwój i szkolenia
Portale pracownicze często oferują narzędzia do zarządzania procesem szkoleniowym, umożliwiając dostęp do materiałów edukacyjnych. Dla wielu kandydatów i pracowników rozwój zawodowy to priorytet, dlatego możliwość korzystania z rozbudowanego systemu szkoleń może przyciągnąć i zatrzymać najlepsze talenty.
- Zarządzanie benefitami
Transparentność i łatwość zarządzania systemem benefitów przez portal sprawia, że pracownicy mają pełną kontrolę nad dodatkowymi świadczeniami, jakie przysługują im w firmie. Możliwość samodzielnego wyboru benefitów, dostosowanych do indywidualnych potrzeb, zwiększa satysfakcję z pracy, co przekłada się na pozytywne opinie o firmie jako pracodawcy.
- Feedback i zaangażowanie
Pracownicy, którzy mają poczucie, że ich opinie są wysłuchiwane i wdrażane, odczuwają większe związanie z firmą. Z kolei firmy z wysokim poziomem zaangażowania pracowników mogą liczyć na silniejsze employer branding.
Powyższa lista to tylko przykłady zadań, które zautomatyzujesz z portalem pracowniczym. Jeśli chcesz poznać pozostałe możliwości rozwiązania sprawdź, które procesy w swojej firmie zautomatyzujesz dzięki portalowi pracowniczemu – pobierz bezpłatny e-book.
Jak HR może czerpać korzyści z portalu pracowniczego?
Portal pracowniczy oferuje działom HR nie tylko narzędzie do automatyzacji codziennych zadań, ale również szerokie możliwości poprawy jakości zarządzania zasobami ludzkimi. Automatyzując procesy, takie jak wnioski urlopowe, zgłoszenia do programów benefitowych czy oceny okresowe, dział HR oszczędza czas, który można przeznaczyć na bardziej strategiczne zadania.
Co więcej, portal pracowniczy dostarcza cennych danych o pracownikach – ich ścieżkach kariery, wynikach, potrzebach szkoleniowych czy preferencjach w zakresie benefitów. Analiza tych informacji pozwala lepiej dopasować strategie motywacyjne oraz programy rozwoju sprzyjając zwiększeniu satysfakcji i retencji pracowników. W efekcie, HR ma narzędzie do bardziej świadomego i efektywnego zarządzania talentami, co bezpośrednio przekłada się na poprawę employer brandingu.
Podsumowanie
Podsumowując, portal pracowniczy można uznać za ewolucję. Z jednej strony to narzędzie, które naturalnie wpisuje się w rozwój technologii HR, z drugiej zaś znacząco zmienia sposób, w jaki firmy komunikują się ze swoimi pracownikami, budując ich zaangażowanie i zaufanie.
Portal pracowniczy nie jest już tylko systemem administracyjnym, ale staje się elementem strategii employer branding, który realnie wpływa na wizerunek firmy na rynku pracy. Dla organizacji wdrażających nowoczesne rozwiązania IT, takie jak portale pracownicze, otwiera się szeroka perspektywa na wzmocnienie swojej pozycji jako pożądanego pracodawcy – zarówno dla obecnych, jak i przyszłych pracowników.
Zobacz także
- Webinar
Praktyczny Warsztat – cyfryzacja procesu w 20 minut – na przykładzie procesu – demonstracja narzędzi low code
- # EOD, Platforma Cyfryzacji Procesów, Transformacja cyfrowa, zadzarzaniedanymi