W obliczu rosnącej potrzeby optymalizacji procesów w środowisku zawodowym – technologia stała się niezastąpionym wsparciem. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom możemy przenieść nasze standardowe procesy do świata cyfrowego. Nie inaczej jest w przypadku zadań związanych z zarządzaniem pracownikami organizacji. Tutaj z pomocą przychodzi nam Portal Pracowniczy – narzędzie wyrastające na kluczowe rozwiązanie dla współczesnych firm i ich działów kadr, płac, a także zespołów Human Resources. W dzisiejszym artykule przedstawimy jakie zadania zautomatyzujesz z Portalem Pracowniczym, wnosząc oszczędność czasu nie tylko do naszych zespołów, lecz także podnosząc jakość zarządzania pracownikami.
Zadbaj o cel wdrożenia
W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa Portal Pracowniczy można w pełni dostosować oraz wprowadzić do niego nowe, dedykowane rozwiązania, które będą w pełni odpowiadały aktualnym potrzebom firmy. Ze względu na fakt, że znaczna część działań operacyjnych każdego przedsiębiorstwa to czynności powtarzalne i wykonywane według ściśle określonych instrukcji – stworzyliśmy listę pięciu przykładowych zadań, które zautomatyzujesz z Portalem Pracowniczym. Mogą one stanowić źródło inspiracji do podjęcia decyzji o wdrożeniu rozwiązania, stawiającego za główny cel ułatwienie pracy zespołom kadrowym i Human Resources. Ale, czy Portal Pracowniczy to rozwiązanie dla każdej firmy?
Jakie zadania zautomatyzujesz z Portalem Pracowniczym
Z naszych obserwacji wynika, że firmy nie wykorzystały jeszcze pełnego potencjału automatyzacji procesów. Wielu z nich ogranicza korzystanie z Portalu Pracowniczego do zarządzania urlopami, nie widząc szerszych możliwości jego zastosowania. Natomiast – jak podaje raport McKinsey – zadania, które mogą zostać zautomatyzowane do 2030 roku, zajmują w Polsce aż 49% czasu pracy.
Wśród zadań wykonywanych przez pracowników zespołów Human Resources istnieje wiele innych procesów, które można zautomatyzować, jak np. szkolenia czy rekrutacje. Przeanalizowanie tych obszarów oraz odpowiednie zaprojektowanie i wdrożenie Portalu Pracowniczego mogą okazać się niezwykle pomocne w prowadzeniu każdego, nawet małego biznesu.
Zastanawiasz się od którego procesu rozpocząć digitalizację? Sprawdź nasz katalog inspiracji i dowiedz się jakie procesy zautomatyzujesz z Archilleą!
Procesy szkoleniowe
#1 Tworzenie planu i budżetu szkoleniowego
Korzystając z Portalu Pracowniczego przypiszesz budżet szkoleniowy do odpowiedniego działu. Bazując na zgłoszonych potrzebach szkoleniowych oraz na szacowanych kosztach szkoleń stworzysz ich plan i dokonasz rozdysponowania przydzielonego budżetu na poszczególne pozycje, z uwzględnieniem szkoleń obowiązkowych. Natomiast dedykowany rejestr pozwoli by w jednym miejscu przechowywać dane o szkoleniach, trenerach, uczestnikach, kosztach źródeł finansowania, jak i ocenach szkoleń.
#2 Zarządzanie katalogiem szkoleń
Dzięki możliwościom Portalu Pracowniczego stworzysz własny katalog szkoleń – dodasz firmy szkoleniowe oraz trenerów. Wykorzystaj ankiety do badania potrzeb szkoleniowych wewnątrz organizacji. Pozwól, aby to system pilnował terminów szkoleń, poprzez generowanie powiadomień systemowych, mailowych i SMS-owych w oparciu o zaplanowane szkolenia oraz zaakceptowane listy uczestników. Wykorzystując możliwości jakie daje Portal Pracowniczy w łatwy sposób przygotuj odpowiednie tematy oraz zdefiniuj grupy odbiorców.
Procesy rekrutacyjne
#3 Zdefiniowanie procesu rekrutacji
W celu zapewnienia przedsiębiorstwu odpowiedniego personelu i zagwarantowania określonego poziomu wydajności skorzystaj z Portalu Pracowniczego by definiować procesy rekrutacyjne. Na podstawie wniosków o wszczęcie rekrutacji uruchomisz procesy rekrutacyjne, a generator samodzielnie stworzy ofertę pracy z zakresem obowiązków, wymaganiami, informacjami o benefitach i firmie. W łatwy sposób dokonasz publikacji ofert wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Buduj automatyczne rankingi kandydatów ze spływających aplikacji na podstawie spełnionych kryteriów i udzielonych odpowiedzi na zdefiniowane pytania z banku testów kompetencyjnych. Cały proces zakończ wnioskiem o zatrudnienie.
#4 Tworzenie baz kandydatów
Wykorzystaj możliwości Portalu Pracowniczego i twórz własne bazy kandydatów. Uzupełniaj informacje o przeprowadzonych rozmowach, zapisuj pytania rekrutacyjne, monitoruj postępy procesu rekrutacyjnego i w sposób automatyczny buduj rankingi kandydatów.
Procesy specyficzne
#5 Zarządzanie ZFŚS w firmie
Zasady tworzenia oraz przyznawania świadczeń socjalnych dzięki Portalowi Pracowniczemu mogą stać się niezwykle proste i efektywne. Bez problemu zadbasz o poprawną obsługę dokumentacji dotyczącej benefitów i świadczeń socjalnych. Twórz wnioski, zapisuj regulaminy, przekazuj dokumenty do podpisu, a także monitoruj ich status w jednej miejscu.
Powyższa lista to tylko przykłady zadań, które zautomatyzujesz z Portalem Pracowniczym. Jeśli chcesz poznać pozostałe możliwości rozwiązania sprawdź, które procesy w swojej firmie zautomatyzujesz dzięki Portalowi Pracowniczemu – pobierz bezpłatny e-book.
Podsumowanie
Wprowadzenie automatyzacji zadań za pomocą Portalu Pracowniczego to krok w kierunku przyszłości zarządzania personelem. Dzięki możliwościom, jakie oferuje to wszechstronne narzędzie, firmy mogą skoncentrować się na bardziej strategicznych aspektach działalności, zamiast tracić czas i energię na rutynowe zadania. Wpływ automatyzacji jest odczuwalny na wielu poziomach: od zwiększonej produktywności i oszczędności czasu po poprawę jakości zarządzania i relacji wewnętrznych. Jeśli zastanawiasz się, czy to odpowiedni moment na wdrożenie Portalu Pracowniczego w Twojej firmie – skontaktuj się z nami.
Zobacz także
- Ebook
Więcej niż nowa jakość komunikacji w firmie
- # HR, portal pracowniczy, Procesy
