Jedną z wielu konsekwencji transformacji cyfrowej jest pojawienie się i rozwój systemów informatycznych. Z całą pewnością możemy do nich zaliczyć platformy EOD, czyli elektronicznego obiegu dokumentów. Początkowo wykorzystywano je jedynie do digitalizacji obiegu dokumentów i przeniesienia procesów do formy cyfrowej. Wraz z rozwojem technologicznym pojawiły się jednak kolejne funkcjonalności. Możemy zaliczyć do nich m.in. automatyzację procesów biznesowych, która umożliwiła szybsze i bardziej efektywne prowadzenie operacji w firmie.
W kolejnych etapach obserwowaliśmy wprowadzenie możliwości integracji z systemami ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), czy systemami finansowymi. Integracje te pomogły w lepszym zarządzaniu danymi i zapewniały spójność informacji. W celu zwiększenia efektywności, platformy Elektronicznego Obiegu Dokumentów zaczęły wykorzystywać technologie rozpoznawania tekstu i klasyfikowania dokumentów na podstawie ich treści.
Dziś – współczesne platformy EOD oferują szereg narzędzi analitycznych i raportowych. Pozwalają one firmie na monitorowanie wydajności procesów, analizę trendów, czy identyfikację obszarów do optymalizacji – również w branży produkcyjnej. Niektóre z platform zaczynają wykorzystywać także sztuczną inteligencję, machine learning i blockchain. Kolejne są na etapie integracji z chmurą i oferowaniu usług SaaS (Software-as-a-Service). Co czeka nas dalej?
W tym artykule skupimy się na analizie aktualnych trendów rozwojowych dotyczących EOD oraz spróbujemy przewidzieć, jaka czeka nas przyszłość. Zweryfikujemy jak systemy EOD mogą oddziaływać na pracowników i całe firmy w najbliższych latach.
Automatyzacja jako fundament, a co z AI?
Systemy EOD pozwalają już na automatyczne przetwarzanie, klasyfikowanie i przesyłanie dokumentów, co skraca czas potrzebny na ich rozpatrzenie lub odrzucenie. Za pomocą sztucznej inteligencji , OCR i uczenia maszynowego, systemy EOD mogą wykrywać wzorce danych i podejmować decyzje na podstawie wcześniejszych informacji. Jak wskazują specjaliści Gartner tylko 20 procent danych w firmach jest uporządkowanych, podczas gdy 80 procent z nich ma obecnie charakter nieustrukturyzowany. Co to oznacza? Że składają się z informacji rozproszonych w wiadomościach e-mail, plikach PDF lub dokumentach.
Wykorzystując zaawansowane algorytmy uczenia maszynowego platforma EOD może analizować i klasyfikować dokumenty, przyspieszając tym samym ich przetwarzanie. Dodatkowo, sztuczna inteligencja pomoże w identyfikacji kluczowych informacji w dokumentach, ułatwiając wyszukiwanie i organizowanie danych. Systemy oparte na sztucznej inteligencji mogą także monitorować dokumenty, umożliwiając firmom lepsze zarządzanie danymi oraz szybsze podejmowanie decyzji biznesowych. Jak podaje KPMG w swoim badaniu z 2023 roku – „Jedynie sztuczna inteligencja (AI) może pretendować do stania się dojrzałą, wykorzystywaną powszechnie technologią”. Co ciekawe, obecnie korzysta z niej 15% firm, a plany jej wdrożenia zadeklarowało aż 13% przedsiębiorstw.
A teraz blockchain zweryfikuje nasze dokumenty…
Blockchain, dzięki swojej niezmienności i bezpieczeństwu, może rewolucjonizować proces weryfikacji dokumentów. Technologia ta pozwala na szybkie i skuteczne sprawdzanie ich pochodzenia i autentyczności, co jest kluczowe w wielu dziedzinach, takich jak finanse, produkcja czy logistyka. Transparentność i niezmienność sprawiają, że blockchain jest idealnym narzędziem do walki z fałszerstwami dokumentów. Ma to ogromne znaczenie w handlu międzynarodowym czy rynku nieruchomości, a także samym procesie elektronicznego obiegu dokumentów. Jak podaje PARP w raporcie „Monitoring trendów krajowych i światowych” w 2017 roku rynek rozwiązań opartych na blockchain wart był ponad 410 mln dolarów. Natomiast zgodnie z danymi MarketsandMarkets wartość rynku blockchain w roku 2022 przekroczyła 7,4 mld dolarów, a do 2027 r. kwota ta ma sięgnąć aż 94 mld dolarów. W skrócie, blockchain zrewolucjonizuje firmy i ich procesy.
Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami
W dzisiejszym świecie, w którym cyberbezpieczeństwo jest jednym z kluczowych wyzwań, EOD powinien zapewniać najwyższy poziom bezpieczeństwa danych. Firmy inwestują coraz więcej pieniędzy w rozwiązania zabezpieczające, aby chronić swoje informacje przed atakami lub wyciekiem danych. W Barometrze Cyberbezpieczeństwa KPMG obserwujemy, że liczba firm, które doświadczyły incydentów bezpieczeństwa utrzymuje się stale w przedziale 60-70%. Dlatego też tak istotne jest zapewnienie ochrony przed atakami hakerskimi w firmach. Specjaliści PMR Market Experts prognozują, że wartość rynku cyberbezpieczeństwa w 2024 roku wyniesie nawet 2,5 mld zł.
Przestrzeganie regulacji dotyczących ochrony danych, takich jak RODO w Unii Europejskiej, stało się kluczowym aspektem dla firm działających na rynku międzynarodowym. Platformy EOD muszą zatem umożliwiać przestrzeganie tych regulacji poprzez zapewnienie pełnej transparentności i kontroli nad danymi osobowymi. Kwestie bezpieczeństwa w najbliższych miesiącach i latach niezmiennie pozostaną jako kluczowe podczas wdrażania EOD w firmach. W badaniu Gartner 80% dyrektorów ds. IT poinformowało, że planuje zwiększyć wydatki na bezpieczeństwo cybernetyczne/informacyjne w 2024 roku.
Potrzebujesz wsparcia w dostosowaniu swoich procesów do lokalnych przepisów prawnych? Zapytaj o pomoc naszych Ekspertów i dowiedz się jak może wyglądać współpraca z DahliaMatic.
Mobilność i dostępność w chmurze
Wraz z rozwojem pracy zdalnej, firmy coraz częściej poszukują rozwiązań, które umożliwiają dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia. Przechowywanie i dostęp do dokumentów za pośrednictwem chmury ułatwia ścisłą integrację pomiędzy systemem EOD a innymi systemami o znaczeniu krytycznym dla firmy.
Dostępność w chmurze oferuje również skalowalność, która jest niezbędna w dynamicznie rozwijających się firmach. Firmy mogą dostosować swoje środowisko EOD do zmieniających się potrzeb bez konieczności inwestowania w drogi sprzęt i infrastrukturę. Customizacja rozwiązań i rozwiązania tworzone na indywidualne potrzeby przedsiębiorstw nie stracą na popularności. Gartner prognozuje, że globalne wydatki na usługi chmury wzrosną w 2024 r. o 20,4%.
Przyszłość EOD okiem Eksperta
Paweł Bieńkowski, Business Development Manager specjalizujący się we wdrożeniach EOD DahliaMatic przewiduje, że Elektroniczny Obieg Dokumentów staje się coraz bardziej niezbędnym narzędziem, a w najbliższych miesiącach możemy spodziewać się jego dalszego wzrostu popularności – szczególnie w kontekście przyspieszenia cyfryzacji procesów oraz nacisku na efektywność operacyjną.
Trend personalizacji produktów do indywidualnych oczekiwań wymusi na producentach jeszcze większe dostosowywanie zadań. Proces ten może być wspierany przez EOD umożliwiając szybszą adaptację do zmieniających się potrzeb klientów dzięki wykorzystaniu rozwiązań low-code.
Firmy coraz częściej będą korzystać z EOD do koordynacji prac zespołów i procesów. Natomiast dostępne w EOD funkcje, które w ocenie Pawła Bieńkowskiego mogą przynieść znaczące korzyści w optymalizacji procesów w najbliższych miesiącach to:
- Integracja z innymi systemami – EOD może być zintegrowany z innymi systemami IT, takimi jak ERP czy MRP (Planowanie zapotrzebowania materiałowego). Pozwala na płynniejszy przepływ informacji i lepsze zarządzanie zasobami.
- Automatyzacja procesów biznesowych – EOD znacząco usprawnia przepływ dokumentów. Jego potencjał w automatyzacji bardziej złożonych procesów biznesowych może być jeszcze niewykorzystany.
- Mobilność i dostęp zdalny – EOD oferuje możliwości dostępu zdalnego. To pełna mobilność i elastyczność w dostępie do systemu, z różnych urządzeń i lokalizacji, może być jeszcze nie w pełni wykorzystana w wielu przedsiębiorstwach.
W kontekście przyszłego rozwoju, przewidujemy, że platformy EOD będą się rozwijać w kierunku Industry 4.0. Pozwoli to na jeszcze głębszą automatyzację i analizę danych w czasie rzeczywistym.
Zapoznaj się z bezpłatnym e-bookiem, zawierającym informacje na temat zadań i procesów, które z powodzeniem mogą zostać poddane cyfryzacji i automatyzacji.
Podsumowanie
Przyszłość EOD w 2024 roku będzie stanowić połączenie nowoczesnych technologii, które nie tylko usprawnią działanie firm, ale także pozwolą na tworzenie bardziej responsywnych, zrównoważonych i innowacyjnych modeli biznesowych. Obserwujemy dynamiczny rozwój technologii, które zrewolucjonizują sposób, w jaki przedsiębiorstwa zarządzać będą swoimi procesami biznesowymi. Automatyzacja osiągnie nowy poziom dzięki zaawansowanym algorytmom uczenia maszynowego. Będą one analizować ogromne ilości danych, umożliwiając jeszcze bardziej precyzyjne i efektywne działania. W miarę jak firmy dążą i będą wciąż dążyć do cyfrowej transformacji, EOD stanie się integralnym narzędziem umożliwiającym nie tylko efektywne zarządzanie dokumentacją, ale także optymalizację procesów. Jednocześnie, rosnące znaczenie bezpieczeństwa danych oraz zgodności z regulacjami sprawi, że firmy będą inwestować w zaawansowane rozwiązania, które zapewnią pełną ochronę informacji. Przyszłość EOD będzie także obejmować bardziej mobilne i dostępne w chmurze rozwiązania, umożliwiające pracę z dowolnego miejsca. W rezultacie, EOD stanie się nie tylko narzędziem, ale także strategią, która zrewolucjonizuje zarządzanie informacją w firmach.
Podsumowując, EOD już jest kluczowym narzędziem, które nadal będzie ewoluować i dostosowywać się do zmieniających się potrzeb biznesowych. Firmy, które zrozumieją i wykorzystają powyższe trendy, będą bardziej konkurencyjne i przygotowane na „wyzwania przyszłości”.
Zobacz także
- Ebook
Więcej niż nowa jakość komunikacji w firmie
- # HR, portal pracowniczy, Procesy
